Báo cáo Sáng kiến Công tác quản lý lưu trữ hồ sơ kế toán

 II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN HOẶC ĐỀ TÀI, ĐỀ ÁN, GIẢI PHÁP CÔNG 
TÁC, GIẢI PHÁP TÁC NGHIỆP:
 Để công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ kế toán mang lại hiệu quả thì cần phải có 
những biện pháp thiết thực như sau:
 Các loại chứng từ liên quan đến công việc của kế toán:
 - Quyết đinh phân bổ kinh phí: 
 Thường thì vào tháng đầu tiên của năm Phòng Giáo dục và Đào tạo sẽ có Quyết 
 định phân bổ dự toán kinh phí năm giao cho đơn vị. Tôi tiến hành xây dựng Quy chế
chi tiêu nội bộ theo năm ( đóng cuốn) và ra quyết định về việc công bố, công khai dự 
toán chi nhân sách Nhà nước theo năm, lập dự toán kinh phí chi theo tháng, theo qúy và 
tổng hợp lên năm. Trong năm sẽ có thêm các Quyết định bổ sung điều chỉnh kinh phí 
tôi sẽ in ra sắp xếp theo thứ tự và đóng thành cuốn lưu theo năm tài chính.
 + Chứng từ thu của đơn vị: Trong đơn vị tôi thường có rút tiền từ nguồn kinh
phí Ngân sách Nhà nước và nguồn chi phí học tập
 Khi có hồ sơ đủ và đúng để tôi nhập lên phần mềm làm liên cho thủ quỹ rút tiền 
từ Kho Bạc về tôi tiến hành ra phiếu thu đưa cho Thủ trưởng đơn vị và các bộ phận có 
liên quan ký, đóng dấu. Tôi kẹp liên với phiếu thu và lưu theo thứ tự tăng dần theo 
quý, theo năm. Sau khi kết thúc quý hoặc năm tôi đóng quyển và lưu hồ sơ.
 + Chứng từ chi của đơn vị: 
 Đơn vị tôi có 2 hình thức chi: Chi bằng tiền mặt và chi bằng chuyển khoản
 a) Chi bằng tiền mặt: Khi có đầy đủ chứng từ chi tôi lập phiếu chi và đưa các bộ
phận có kiên quan ký tôi cũng tập hợp phiếu chi theo thứ tự theo quý, theo năm và lưu 
lại.
 b) Chi bằng chuyển khoản: Ngoại hình thức rút lương bằng tiền mặt thì trường 
tôi đã rút lương bằng hình thức chuyển khoản rất tiện lợi và nhanh chóng, tránh sai sót 
và nhầm lẫn. Trường tôi còn chi chuyển khoản qua tài khoản cho rất nhiều hoạt động 
sau: Chi mua sắm, chi sữa chữa, chi tiện điện, internet và chi các nội dung kháccó 
sự đồng ý thống nhất của Hiệu trưởng. Khi làm liên chuyển có xác nhận của Kho bạc 
xong tôi kèm theo đầy đủ hồ sơ theo quy định và lưu lại theo số thứ tự và ngày tháng 
theo quý, năm. b. Trình bài hồ sơ lưu 
 Chứng từ kế toán
 Thuyết minh báo cáo quyết toán
 Báo cáo quyết toán
 Báo cáo chi tiết
 Bảng cân đối số phát sinh
 Báo cáo tài chính
 Sổ kế toán chi tiết
 Đối chiếu
 c. Phân loại chứng từ:
 Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp 
các thông tin kế toán cần thiết thuận lợi cho vịêc kiểm tra, kiểm soát các khoản thu – 
chi quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ chính xác và khoa 
học.
 Chẳng hạn khi ta tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán quý, ngoài việc cập 
nhật ghi chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội dung các mục chi 
để tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp vụ thanh toán khác nhau phải theo đúng 
luật ngân sách Nhà nước cụ thể như mục (7000) Chi phí nghiệp vụ chuyên môn được 
chi tiết như sau:
 Mục 7000: Chi phí nghiệp vụ chuyên môn.
 Tiểu mục 7001: Chi mua hàng hóa, vật tư dành cho chuyên môn.
 Tiểu mục 7004: Đồng phục, trang phục, bảo hộ lao động.
 Tiểu mục 7049: Chi khác
 Tiểu mục 7053: Mua, bảo trì phần mềm công nghệ thông tin
 Tiểu mục 7099: Chi khác
 Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng kẹp ở phần 
đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi đã tổng hợp. Làm như vậy sẽ giúp chúng ta 
kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ -> lên biểu mẫu báo cáo quyết toán không bị bỏ sót 
chứng từ, sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo từng 
quý, năm.
 Tủ hồ sơ cần có các ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng quý, hàng 
năm gọn gàng, ngăn nắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào chúng 
ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, 
thuận lợi, không mất thời gian tìm kiếm.
 d. Công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế toán:
 Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế toán phần đa bằng công nghệ khoa học hiện 
đại song cũng không hẳn được vẹn toàn chúng ta phải thường xuyên diệt virus để nó 
không phá huỷ hồ sơCông tác này rất cần thiết nhưng chúng ta cũng không thể bỏ 
qua công tác vệ sinh và bảo quản hồ sơ kế toán thủ công. Nguyễn Kim Tiến