Báo cáo Sáng kiến Sử dụng Excel kết hợp Hyperlink, ứng dụng VBA thiết lập trang quản lý chi phí các dự án để nâng cao hiệu quả công việc được giao

 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM
 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
 Bình Định, ngày .... tháng . năm 2022
 BÁO CÁO
 Kết quả thực hiện sáng kiến năm 2022
Tên sáng kiến: Sử dụng excel kết hợp Hyperlink, ứng dụng VBA thiết lập trang 
quản lý chi phí các dự án để nâng cao hiệu quả công việc được giao
 1. Đặt vấn đề
 Từ năm 2015 đến nay, Ban Giải phóng mặt bằng được UBND tỉnh Bình 
Định tin tưởng giao phó nhiều dự án trọng điểm của tỉnh, đa phần các dự án nằm 
tại các huyện, thị xã nhằm thúc đẩy đồng bộ sự phát triển đô thị hóa. Nhận thức rõ 
điều đó, viên chức và người lao động thuộc Ban luôn cố gắng nỗ lực hết mình để 
thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng và đảm bảo chất lượng. 
 Tháng 11 năm 2015, tôi bắt đầu công tác tại Ban Giải phóng mặt bằng tỉnh, 
được Lãnh đạo phòng phân công thực hiện công tác kế toán thanh toán, lập dự toán 
và thanh toán các khoản thu chi nguồn 2%, theo dõi dự án, đối chiếu tài khoản tiền 
gửi, dự toán chi thường xuyên... Trong quá trình làm việc, bản thân nhận thấy còn 
gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi nhiệm vụ được giao, hay khi tiến hành 
thanh toán 1 hay nhiều dự án. Đầu tiên, phải mở thư mục file tìm đến dự án cần 
thanh toán, tiếp đó phải mở nhiều file mới tìm được file cần thực hiện. Do đó, để 
công việc mang lại hiệu quả, tiết kiệm thời gian và khoa học hơn, bản thân nhận 
thấy cần tạo trang quản lý công việc để có cách nhìn tổng quát hơn những nhiệm 
vụ được giao, đồng thời kết hợp Hyperlink để mở fie nhanh; ứng dụng VBA, công 
cụ excel để tra cứu nhanh đến dự án cần thực hiện.
 Hyperlink là một thuật ngữ tiếng Anh mang nghĩa là siêu liên kết. Đây chính 
là một đường dẫn mà khi người dùng nhấp chuột vào sẽ được chuyển đến một vị trí 
nào đó trên trang khác hoặc bất kỳ trang web nào khác mà người dùng chèn vào.
 VBA là viết tắt của Visual Basic for Application, là ứng dụng lập trình cơ 
bản trong Microsoft Office. Trong Microsoft Excel, VBA giúp tự động hóa các 
công việc và cung cấp cho người dùng những hàm tùy biến. Chức năng ghi lại 
những đoạn Macro có thể tạo ra những đoạn mã VBA cho những tính chất lặp lại 
của người sử dụng, cho phép những thao tác thông dụng được tự động hóa, cho 
phép tạo ra bảng biểu và điều kiện bên trong bảng tính để trực tiếp giao tiếp với 
người sử dụng.
 Từ những vấn đề nêu trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết 
được các vấn đề nêu ra là điều cần thiết, nhằm mang lại hiệu quả cao trong công 
việc, tiết kiệm thời gian. Do đó, với những kiến thức được học, tôi đã viết đề tài 
“Sử dụng excel kết hợp Hyperlink, ứng dụng VBA thiết lập trang quản lý chi phí 
các dự án để nâng cao hiệu quả công việc được giao”. 4
 Ví dụ: Tại dự án Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 1A , ta chọn 3 shapes 
hình chữ nhật, sắp xếp và tùy chỉnh kích thước theo ý muốn (như hình).
 Bước 3: Trang trí, định dạng cho Shapes theo ý muốn 
 Sau khi chọn hình khối xong, trên thanh công cụ xuất hiện thẻ Drawing 
tools, vào thẻ Drawing tools và chọn Format để trang trí, định dạng các yếu tố 
bên trong hình khối như màu viền, màu sắc bên trong, ...
 Bước 4: Nhập nội dung vào Shapes
 Click chuột phải vào Shapes chọn Edit Text nhập nội dung
 Ví dụ: Tại dự án Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 1A , tại 3 shapes hình 
chữ nhật vừa chọn, ta nhập nội dung vào từng shapes lần lượt: Bảng kê; Phiếu chi; 
Dự toán (như hình).
 3.2 Tạo liên kết đến một file Excel tương ứng với Shapes 6
 3.3.1 Tạo ô tìm kiếm dự án và tô màu kết quả tìm kiếm theo điều kiện
 Mục đích: Khi nhập từ khóa dự án vào ô tìm kiếm, sẽ tự động tô màu các dự 
án có chứa từ khóa đó.
 Đầu tiên, đặt ô Q21 là ô nhập tự khóa tìm kiếm dự án.
 Ô nhập từ khóa 
 tìm kiếm (ô Q21)
 Tiếp theo, sử dụng công cụ Conditional Formatting để định dạng tô màu 
kết quả tìm kiếm theo điều kiện tại ô Q21.
 Cách thực hiện:
 Bước 1: Chọn phạm vi muốn tìm kiếm (các dự án)
 Ví dụ: chọn phạm vi (A9:C23), để khi thỏa mãn điều kiện sẽ tô màu từ cột A 
đến cột C.
 Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Home chọn Conditional Formatting 
để bắt đầu định dạng có điều kiện. Xuất hiện bảng danh sách, chọn New Rule để 
tạo định dạng mới theo nhu cầu. 8
 Ví dụ: khi gõ từ khóa “vinh” trong ô Q21 thì trong phạm vi tìm kiếm những 
dự án có chứa từ khóa “vinh” sẽ tự động tô màu như: 
 - Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 1A 
 - Khu tái định cư - dân cư Hiệp Vinh 2 
 - Khu tái định cư – dân cư Hiệp Vinh 1B 
 3.3.2 Ứng dụng VBA vào ô tìm kiếm
 Mục đích: Để tự động tìm đến dự án khi nhập tự khóa trong ô tìm kiếm
 Khi số lượng dự án nhiều, công cụ Conditional Formatting chỉ đáp ứng 
điều kiện tô màu tên các dự án để dễ nhìn khi thỏa mãn điều kiện tại ô Q21, không 
thể tự động tìm đến dự án mà phải thực hiện thủ công. Do đó, để tự động tìm đến 
dự án khi nhập tự khóa trong ô tìm kiếm, ta sử dụng công cụ VBA.
 Cánh thực hiện:
 Trường hợp 1: Khi nhập từ khóa trong ô tìm kiếm, kết quả chỉ hiện 1 dự án
 Sử dụng sự kiện Worksheet_Change trong VBA tại sheet1 (sheets thiết lập 
trang quản lý).
 Diễn giải: sự kiện Worksheet_Change: khi nhập từ khóa vào ô Q21 thì code 
VBA sẽ tự động kích hoạt.
 Cách thực hiện:
 Bước 1: nhấn phím tắt ALT + F11 để mở trình soạn thảo VBA (VBA 
Editor). Double click vào Sheet1, sau đó chọn Worksheet và chọn change trong 
danh sách các sự kiện. 10
 Trường hợp 2: Khi nhập tự khóa trong ô tìm kiếm, kết quả hiện nhiều dự án 
 Gán Macro vào shapesFind , khi nhấn vào shapesFind , code VBA sẽ 
thực hiện, tự động tìm đến dự án khác theo từ khóa tại ô Q21.
 Cách thực hiện:
 Bước 1: Mở trình soạn thảo VBA. Tạo Module1 để viết code VBA
 Thực hiện: nhấn phím tắt ALT + F11 để mở trình soạn thảo VBA. Sau đó 
Click chuột phải vào 1 sheet bất kỳ chọn Insert Module. Module1 xuất hiện
 Bước 2: Viết code VBA vào VBA Editor
 Double click vào Module1 và nhập đoạn lệnh sau:
 Sub Fnd()
 Cells.Find(What:=Range("Q21"), After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, 
 LookAt:= xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, 
 MatchCase:=False, SearchFormat:=False).Activate
 End Sub
 Kết quả: 12
 Từ việc ứng dụng sáng kiến trên đã đạt được một số hiệu quả nhất định:
 - Quản lý công việc hiệu quả hơn.
 - Tiết kiệm hơn 95% thời gian trong việc mở nhiều file nhờ áp dụng liên kết 
Hyperlink như mở nhanh file đối chiếu số liệu để đối chiếu tài khoản tiền gửi Kho 
bạc hay mở nhanh file bảng kê, phiếu chi của dự án để rút chi phí 2%...
 - Tra cứu nhanh dự án để phục vụ công tác quản lý chi phí.
 - Đã triển khai cho bộ phận kết toán sử dụng.
 Vậy nên quản lý dự án bằng Excel, ta có thể ứng dụng được tối ưu cách quản 
lý hồ sơ, chứng từ nhanh chóng, hiệu quả, báo cáo nhanh các chi phí hoạt động của 
Ban.
 Đề nghị Hội đồng xét sáng kiến Ban Giải phóng mặt bằng tỉnh xem xét 
nghiệm thu và công nhận./.
 Người viết báo cáo
 Đặng Sơn Bá