Sáng kiến kinh nghiệm Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương

 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
kiến kinh nghiệm của mình. Qua đề tài này nhằm nâng cao nhận thức của bản 
thân đồng thời góp một phần nhỏ bé của mình vào công việc nâng cao chất 
lượng công tác quản lý tài chính ở đơn vị và giúp các đồng nghiệp hoàn thiện 
công tác chuyên môn của mình. 
 Page 2 of 23 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
 Với định nghĩa trên thì tiền lương không chỉ mang tính chất chi phí mà 
nó trở thành phương tiện tạo ra giá trị mới. Đứng trên góc độ người lao động thì 
nhờ vào tiền lương mà họ có thể nâng cao mức sống, giúp họ hòa đồng với nền 
văn minh của xã hội. Xét trên một khía cạnh nào đó thì tiền lương là bằng chứng 
rõ ràng thể hiện giá trị, địa vị, uy tín của người lao động đối với gia đình, cơ 
quan và xã hội. Nó thể hiện sự đánh giá đúng mực năng lực và công lao của họ 
đối với sự phát triển của xã hội. Thông qua mức tiền lương, người ta có thể đánh 
giá người lao động đó đang ở vị trí công tác nào. Trong các đơn vị trường học, 
tiền lương và các khoản đóng góp theo lương của CBCNVC là không giống 
nhau. Nó được chia thành nhiều mức hưởng khác nhau tùy theo vị trí việc làm, 
chức danh nghề nghiệp,Vì vậy đòi hỏi người làm kế toán cần phải có kiến 
thức tổng hợp trong nhiều lĩnh vực thì mới có thể làm tốt công tác kế toán tiền 
lương và các khoản trích nộp theo lương. 
 Các khoản trích theo lương :
 Theo chế độ hiện hành thì các khoản trích theo lương gồm:
 * Bảo hiễm xã hội (BHXH) 
Bảo hiểm xã hội là sự đảm bảo thay thể hoặc bù đắp một phần thu nhập 
củangười lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn 
lao động, bệnh nghề nghiệp,thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc đã chết, trên cơ 
sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.
 Theo công ước 102(Năm 1952) của ILO đã nêu ra 09 chế độ bảo hiểm. 
Ở Việt Nam tuy chưa thực hiện được hết 09 chế độ đó nhưng cũng đã thực hiện 
được một số chế độ bảo hiểm. Hiện nay theo điều 4-Luật Bảo hiểm xã hội có qui 
định các chế độ bảo hiểm xã hội gồm các chế độ sau:
+ Chế độ trợ cấp ốm đau;
+ Chế độ trợ cấp thai sản;
+ Chế độ trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
+ Chế độ hưu trí;
+ Chế độ tử tuất.
 Nguồn hình thành quỹBảo hiểm xã hội chủ yếu do các đơn vị có sử 
dụng lao động trích một tỷ lệ nhất định trên quỹ tiền lương, tiền công đóng bảo 
hiểm xã hội của người lao động để nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội theo điều 
91 và điều 92 của Luật bảo hiểm xã hội qui định.
+ Người sử dụng lao động được góp 18% trên quỹ tiền lương, tiền công đóng 
bảo hiểm xã hội của người lao động trong đơn vị;
+ Người lao động đóng góp bằng 8% mức tiền lương, tiền công vào quỹ hưu trí 
và tử tuất;
 Page 4 of 23 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
lao động hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc theo quy định của pháp luật về cán 
bộ, công chức.
 Thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng phụ thuộc vào thời gian 
làm việc có đóng bảo hiểm thất nghiệp của người lao động và tổng thời gian 
được hưởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng được thực hiện theo quy định tại 
khoản 2 Điều 82 của Luật Bảo hiểm xã hội.
Yêu cầu quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương
 Để trả lương cho công chức viên chức đúng(hợp lý) và các khoản trích 
theo lương được đầy đủ, đảm bảo chế độ cho công chức viên chức, các đơn vị 
cần đảm bảo các yêu cầu sau:
 + Đúng với chế độ tiền lương của Nhà nước;
 + Gắn với quản lý lao động của cơ quan chủ quản;
 + Trích đúng, trích đủ theo qui định của Nhà nước.
2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan 
đến quyền lợi của người lao động mà liên quan đến tình hình chấp hành các 
chính sách về lao động tiền lương của đơn vị sử dụng lao động. Để phục vụ yêu 
cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo 
lương ở các trường học phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức hạch toán đúng thời gian và kết quả lao động của công chức viên 
chức, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác 
cho công chức viên chức.
+ Tính toán phân bổ hợp lý chính xác tiền lương và các khoản trích bảo hiểm xã 
hội,bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp cho các đối tượng 
sử dụng liên quan.
3. Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm 
y tế, kinh phí công đoàn:
Hình thức trả lương thời gian:
Hình thức tiền lương thời gian là hình thức tiền lương được trả cho cán bộ công 
chức viên chức căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của họ.
+ Tiền lương tháng: = {Hệ số lương cơ bản + hệ số phụ cấp (nếu có)} x mức 
lương tối thiểu
+ Tiền lương thời gian giản đơn: Tiền lương thời gian với đơn giá tiền lương cố 
định gọi là tiền lương thời gian giản đơn.
 Page 6 of 23 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
Kế toán sử dụng tài khoản 334 “Phải trả công chức, viên chức” để phản ánh tình 
hình thanh toán giữa đơn vị hành chính sự nghiệp với cán bộ công chức, viên 
chức và người lao động khác trong đơn vị về tiền lương, tiền công và các khoản 
phải trả khác.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: TK 111, 
TK 461, TK 661...
4.1.3. Phương pháp kế toán tiền lương:
+ Hàng tháng tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo qui định phải trả cho cán 
bộ công chức viên chức và phân bổ cho các đối tượng, kế toán ghi sổ:
Nợ TK: 661 - Chi hoạt động
 Có TK: 334 – Phải trả cho công chức, viên chức.
+ Các khoản khấu trừ vào vào thu nhập của công chức viên chức theo qui định 
kế toán ghi:
Nợ TK 334: “phải trả công chức viên chức”: Tổng số các khoản khấu trừ
Có TK 332: Các khoản phải nộp theo lương( BHXH, BHYT, BHTN).
+ Khi trả lương cho công chức viên chức bằng tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 334: Phải trả công chức, viên chức
Có TK 111,112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Số bảo hiểm xã hội phải trả cho cán bộ công chức viên chức theo chế độ bảo 
hiểm xã hội, kế toán ghi:
Nợ TK: 332 – Các khoản phải nộp theo lương
Có TK: 334 – phải trả công chức viên chức.
4.2. Kế toán các khoản trích theo lương:
+ Bảo hiểm xã hội: Tỷ lệ trích là 26% trên tổng quĩ lương cơ bản, trong đó ngân 
sách nhà nước cấp 18%, còn lại trừ vào lương của cán bộ công chức viên chức 
8%;
+ Bảo hiểm y tế: Tỷ lệ trích là 4,5% trên tổng quĩ lương cơ bản , trong đó 3% do 
ngân sách nhà nước cấp, 1,5% còn lại trừ vào lương của cán bộ công chức viên 
chức;
+ Kinh phí công đoàn: Tỷ lệ trích là 2% trên tổng quĩ lương cơ bản, trong đó 2% 
do ngân sách nhà nước cấp.
4.2.1. Các chứng từ kế toán sử dụng:
 Page 8 of 23 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
Nợ TK 332 các khoản nộp theo lương (TK3321)
 Có TK 334: Phải trả công chức viên chức
 Page 10 of 23 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán 
được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung. Phần mềm 
kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng vẫn đảm bảo in 
được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Việc vận dụng công 
nghệ thông tin trong công tác kế toán là rất cần thiết. tuy nhiên, chính sự tiện lợi 
trong quá trình sử dụng phần mềm kế toán lại khiến người dùng có tư tưởng ỷ 
lại, không nắm bắt được phương pháp hạch toán cơ bản, lệ thuộc vào phần mềm 
quá nhiều, không có sự sáng tạo trong cách làm, dập khuôn máy móc. Đôi khi 
bản thân người làm kế toán cũng không hiểu được phương pháp ghi sổ bởi phần 
mềm đã cài đặt sẵn. Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công, kế toán lập bảng 
thanh toán tiền lương, giấy rút dự toán để chi lương Chế độ kế toán hành chính 
sự nghiệp được thực hiện theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 
của Bộ trưởng Bộ Tài chính và sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 185/2010/TT-
BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính gồm có 04 phần: Hệ thống chứng từ kế 
toán, hệ thống tài khoản kế toán,hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài 
chính.
2.2. Chứng từ kế toán sử dụng :
Chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán tiền lương gồm:
 Bảng chấm công; Mẫu C01a-HD
 Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu C02a-HD
 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: Mẫu C07-HD
 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm: Mẫu C02b-HD
 Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu C04-HD
 Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá 
nhân: Mẫu C13-HD
2.3. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương:
 TK 332: Các khoản phải nộp theo lương
 TK 334: Phải trả cho công chức viên chức
 TK 431: Các quỹ
 TK 461: Kinh phí hoạt động
 TK 661: Chi hoạt động 
 Và các TK có liên quan như: TK 111, TK 112...
2.4. Phương pháp kế toán tiền lương của nhà trường:
 Page 12 of 23 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
 Ngoài tiền lương cán bộ công chức viên chức còn được hưởng mức trợ 
cấp BHXH trong các trường hợp như: ốm đau, con ốm, thai sản, tai nạn lao 
động...
Mức trợ cấp ở trường hợp cụ thể được áp dụnh theo đúng qui định hiện hành ở 
cơ quan bảo hiểm xã hội.
Chứng từ để thanh toán gồm có:
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, nghỉ con ốm do y, 
bác sĩ của bệnh viện hoặc các cơ sở y tế cấp có xác nhận của đơn vị về số ngày 
nghỉ thực tế hưởng bảo hiểm xã hội.
- Giấy chứng nhận nghỉ thai sản, tai nạn lao động...hưởng trợ cấp bảo hiểm xã 
hội với trường hợp nghỉ do tai nạn lao động cần có thêm biên bản điều tra tai 
nạn lao động.
Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán đối chiếu với bảng chấm công để xác định 
số ngày thực tế nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội.
Từ các giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, kế toán tiền lương lập 
“danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội”, để cơ quan bảo 
hiểm xã hội chi trả tiền.
Toàn bộ chứng từ bảo hiểm xã hội nộp lên cơ quan bảo hiểm . Nhà trường thanh 
toán với cán bộ công chức viên chức khi có chứng từ hợp lệ và được cơ quan 
bảo hiểm xã hội duyệt chi. Nhà trường lập báo cáo chi trợ cấp ốm đau , thai sản 
lên cơ quan bảo hiểm xã hội tại thời điểm phát sinh các trường hợp đủ điều kiện 
được hưởng theo quy định.
+ Bảo hiểm y tế: Được sử dụng để thanh toán các khoản tiền chi phí như:Khám 
chữa bệnh cho người lao động trong thời gian ốm đau, thai sản. Quỹ bảo hiểm y 
tế được hình thành bằng cách tính 3,5% trên tổng quỹ lương cơ bản và các 
khoản phụ cấp (nếu có), trong đó:
- 3% ngân sách nhà nước cấp;
- 1% trừ vào lương người lao động.
+ Kinh phí công đoàn: Kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách tính theo 
tỷ lệ 3% theo quỹ lương thực tế và các khoản phụ cấp (nếu có), trong đó 2% 
Ngân sách nhà nước cấp và 1% trừ vào lương người lao động.
 Page 14 of 23