Sáng kiến kinh nghiệm Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở các đơn vị trường học

 hưởng lương từ ngân sách nhà nước. Việc trả lương qua tài khoản trên cơ sở sử 
dụng các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt.Thời gian qua, việc trả 
lương qua tài khoản cho các đối tượng hưởng lương từ ngân sách nhà nước đã 
áp dụng tại rất nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp.
 3. Đối tượng nghiên cứu:
 Đối tượng nghiên cứu của đề tài ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý 
tiền lương và các khoản trích nộp theo lương được áp dụng cho các đơn vị hành 
chính sự nghiệp đang áp dụng hệ thống thang, bảng lương theo nghị định số 
204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của chính phủ quy định về chế độ tiền lương 
và các khoản trích nộp theo lương.
4.Giới hạn của đề tài:
 Nhiệm vụ của công tác kế toán hành chính sự nghiệp có nhiều phương pháp để 
hạch toán khác nhau, rất đa dạng nhưng đối với kế toán trường học thì bản thân 
tôi chọn cách hạch toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ cập nhật hàng tháng.
5. Phương pháp nghiên cứu:
 Qua quá trình sử dụng phần mềm MiSa net 2012 về kế toán tiền lương và các 
khoản trích theo lương trong một năm qua. Tôi cảm thấy đã đem lại cho tôi cách 
làm việc chuyên nghiệp, giải quyết chế độ tiền lương một cách kịp thời và hiệu 
quả. 
 II-PHẦN NỘI DUNG
 1. Cơ sở lý luận :
 Nền sản xuất xã hội được cấu thành từ ba yếu tố cơ bản là lao động, đối tượng 
lao động và tư liệu lao động, trong đó lao động là yếu tố quan trọng nhất bởi nó 
mang tính chủ động và quyết định. Người lao động bỏ sức lao động để kết hợp 
với tư liệu lao động tác động lên đối tượng lao động tạo nên của cải vật chất cho 
xã hội. Tuy nhiên, sức lao động không phải là vô hạn mà nó phải được tái tạo lại 
để đảm bảo cho sự sống của con người cũng như liên tục của quá trình sản xuất 
xã hội. Và như vậy, người sử dụng lao động phải trả cho người bỏ sức lao động 
hao phí một khoản thù lao này được gọi là tiền lương.
 Có rất nhiều quan điểm khác nhau về tiền lương, tùy theo các thời kỳ khác 
nhau mà có cách nhìn nhận khác nhau.
 Theo quan điểm này thì tiền lương vừa được trả bằng tiền vừa được trả 
bằng hiện vật. Theo quan điểm này thì chế độ tiền lương mang tính bao cấp, 
bình quân nên không có tác dụng kích thích người lao động. Trong thời kỳ bao 
cấp nhà nước đã áp dụng tiền lương theo quan điểm này, ngày nay theo quan 
điểm mới thì: Tiền lương (hay tiền công) là số tiền mà người sử dụng lao động 
chi trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đã bỏ ra.
* Vai trò của tiền lương
 Tiền lương là khoản thu nhập chủ yếu của người lao động, là biểu hiện 
bằng tiền của sức lao động. Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để 
khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích người lao động quan tâm 
đến kết quả lao động của họ. Vì vậy nó phải đóng vai trò đảm bảo cơ bản cho 
cuộc sống của người lao động. Để đảm bảo được vai trò này, trước hết phải đảm 
bảo được mức sống tối thiểu cho người lao động. Mức sống tối thiểu là mức độ 
 - 2 - Trong cuộc sống ai cũng muốn mình được mạnh khỏe, ấm no, hạnh phúc. 
Nhưng cuộc sống luôn có những rủi ro bất ngờ như: ốm đau, bệnh tật... không 
thể tránh khỏi. Để có những chủ động trong vấn đề tài chính thì mỗi người đều 
có những biện pháp riêng để tháo gỡ giải quyết. Bảo hiểm ytế ra đời nhằm giúp 
đỡ mọi người lao động và gia đình họ khi gặp rủi ro. Chi trả cho người lao động 
khi bị ốm đau điều trị tại bệnh viện và các cơ sở ytế về tiền thuốc men... để đảm 
bảo đời sống bảo đảm an toàn xã hội. Bảo hiểm ytế là một chính sách xã hội do 
Nhà nước tổ chức thực hiện nhằm huy động sự đóng góp của người sử dụng lao 
động, các tổ chức cá nhân để thanh toán chi phí khám chữa bệnh cho người có 
thẻ bảo hiểm ytế khi ốm đau, bệnh tật.
 Quĩ bảo hiểm y tế được hình thành chủ yếu do các đơn vị sử dụng lao 
động trích một tỷ lệ % nhất định trên tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp để 
nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Theo qui định hiện nay thì mức trích là 4,5% 
trên quĩ lương cơ bản và các khoản phụ cấp thường xuyên. Trong đó 3% Nhà 
nước cấp; 1,5% khấu trừ vào lương của cán bộ công nhân viên chức.
* Kinh phí công đoàn(KPCĐ)
 Kinh phí công đoàn dùng để duy trì hoạt động của bộ máy công đoàn các 
cấp, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên chức khi gặp khó khăn. Để có nguồn 
kinh phí chi cho hoạt động công đoàn, hằng tháng các đơn vị trường học trích 
theo tỷ lệ qui định hiện nay thì trích 3% trên quĩ lương cơ bản và các khoản phụ 
cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề thường 
xuyên. Trong đó 2% ngân sách nhà nước cấp; 1% khấu trừ vào lương của công 
chức viên chức. (1% Được để lại đơn vị sử dụng)
Yêu cầu quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương
 Để trả lương cho công chức viên chức đúng (hợp lý) và các khoản trích theo 
lương được đầy đủ, đảm bảo chế độ cho công chức viên chức, các đơn vị cần 
đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Đúng với chế độ tiền lương của Nhà nước.
+ Gắn với quản lý lao động của cơ quan chủ quản.
+ Trích đúng, trích đủ theo qui định của Nhà nước.
 * Vai trò và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến 
quyền lợi của người lao động mà liên quan đến tình hình chấp hành các chính 
sách về lao động tiền lương của cả nước. Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, 
có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở các trường học 
phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
 + Tổ chức hạch toán đúng thời gian và kết quả lao động của công chức 
viên chức, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan 
khác cho công chức viên chức.
 + Tính toán phân bổ hợp lý chính xác tiền lương và các khoản trích bảo 
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn cho các 
đối tượng sử dụng liên quan.
* Các hình thức hạch toán như sau :
 Hình thức trả lương thời gian
 - 4 - + Khi trả lương cho công chức viên chức bằng tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 334: Phải trả công chức viên chức
Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Số bảo hiểm xã hội phải trả cho cán bộ công chức viên chức theo chế độ bảo 
hiểm xã hội, kế toán ghi:
Nợ TK: 332 – Các khoản phải nộp theo lương
Có TK: 334 – phải trả công chức viên chức.
 Kế toán các khoản trích theo lương
+ Bảo hiểm xã hội: Tỷ lệ trích là 25.5% trên tổng quĩ lương cơ bản, trong đó 
ngân sách nhà nước cấp 17.5%, còn lại trừ vào lương của cán bộ công chức viên 
chức 8%;
+ Bảo hiểm y tế: Tỷ lệ trích là 4,5% trên tổng quĩ lương cơ bản , trong đó 3% 
do ngân sách nhà nước cấp, 1,5% còn lại trừ vào lương của cán bộ công chức 
viên chức.
 + Bảo hiểm thất nghiệp : Tỷ lệ trích 2% trên tổng quỹ lương cơ bản, trong đó 
1% ngân quỹ nhà nước cấp, 1% còn lại trừ vào lương của cán bộ công nhân viên 
chức .
+ Kinh phí công đoàn: Tỷ lệ trích là 3% trên tổng quĩ lương cơ bản, trong đó 2% 
do ngân sách nhà nước cấp, 1% còn lại trừ vào lương của cán bộ công chức viên 
chức (được để lại cơ quan, đơn vị).
 Các chứng từ kế toán sử dụng
 + Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội: Là chứng từ về lao 
động tiền lương, dùng để xác nhận ngày nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao 
động...của công chức viên chức làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả 
thay lương theo chế độ qui định.
 + Danh sách người lao động hưởng trự cấp Bảo hiểm xã hội: Là bảng tổng 
hợp và thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho công chức viên 
chức bị ốm, thai sản, tai nạn lao động...
 + Bảng tiền lương và bảo hiểm xã hội và một số chứng từ khác.
 + Bảng chấm công
 Tài khoản kế toán sử dụng
TK 3323: Kinh phí công đoàn
TK 3321: Bảo hiểm xã hội 
TK 3322: Bảo hiểm y tế
TK 3324: Bảo hiểm thất nghiệp 
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác
 Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương
+ Hàng tháng trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn vào chi 
hoạt động, kế toán ghi: 
Nợ TK 661211
 Có TK 332 (3321, 3322, 3323,3324)
 - 6 - - Khi thanh toán lương cho cán bộ công chưc viên chức, kế toán hạch toán:
 Nợ TK 334
 Có TK 1111.
Cuối quí, căn cứ vào chứng từ ghi sổ và các chứng từ khác có liên quan, kế toán 
ghi sổ cái TK 334.
2.3. Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương
 Các khoản trích theo lương
 Ngoài tiền lương cán bộ công chức viên chức còn được hưởng mức trợ cấp 
BHXH trong các trường hợp như: ốm đau, con ốm, thai sản, tai nạn lao động...
 Mức trợ cấp ở trường hợp cụ thể được áp dụng theo đúng qui định hiện 
hành ở cơ quan bảo hiểm xã hội.
 Chứng từ để thanh toán gồm có:
 - Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, nghỉ con ốm 
do y, bác sĩ của bệnh viện hoặc các cơ sở y tế cấp có xác nhận của đơn vị về số 
ngày nghỉ thực tế hưởng bảo hiểm xã hội.
 - Giấy chứng nhận nghỉ thai sản, tai nạn lao động...hưởng trợ cấp bảo 
hiểm xã hội với trường hợp nghỉ do tai nạn lao động cần có thêm biên bản điều 
tra tai nạn lao động.
 Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán đối chiếu với bảng chấm công để 
xác định số ngày thực tế nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội.
 Từ các giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, kế toán tiền 
lương lập “danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội”, để cơ 
quan bảo hiểm xã hội chi trả tiền.
 Toàn bộ quĩ bảo hiểm xã hội nộp lên cơ quan bảo hiểm cấp trên. Nhà 
trường thanh toán với cán bộ công chức viên chức khi có chứng từ hợp lệ và 
được cơ quan bảo hiểm xã hội duyệt chi. Nhà trường lập báo cáo chi trợ cấp ốm 
đau, thai sản lên cơ quan bảo hiểm xã hội cuối quí.
 + Bảo hiểm y tế: Được sử dụng để thanh toán các khoản tiền chi phí như: 
Khám chữa bệnh cho người lao động trong thời gian ốm đau, thai sản. Quĩ bảo 
hiểm y tế được hình thành bằng cách tính 4,5% trên tổng quĩ lương cơ bản, trong 
đó:
 - 3% ngân sách nhà nước cấp.
 - 1,5% trừ vào lương người lao động.
 + Bảo hiểm thất nghiệp: Được sử dụng để thanh toán cho người lao động 
khi bị chấm dứt hợp đồng lao động, hoặc thôi việc vì một hoàn cảnh nào đó thì 
được hưởng trợ cấp. Bảo hiểm thất nghiệp được hình thành bằng cách tính 3% 
trên tổng lương cơ bản.
 *Kinh phí công đoàn:
 - 2% ngân sách nhà nước cấp.
 - 1% trừ vào lương người lao động.
 + Kinh phí công đoàn: Kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách 
tính theo tỷ lệ 3% theo quĩ lương thực tế.
(Quĩ lương cơ bản nộp bảo hiểm xã hội không có phụ cấp khu vực - theo luật 
bảo hiểm xã hội 2010).
 - 8 -