Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ kế toán

 I. PHẦN MỞ ĐẦU 
 1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến
 Kế toán hành chính sự nghiệp là công tác tổ chức hệ thống số liệu để 
 quản lý và sử dụng quỹ, tình hình chấp hành dự toán thu - chi và thực hiện 
 các tiêu chuẩn định mức của đơn vị theo luật ngân sách Nhà nước. Đối với 
 tất cả các cơ quan nhà nước nói chung và đơn vị trường học nói riêng ngoài 
 yếu tố con người thì nguồn kinh phí là yếu tố quan trọng để đảm bảo cho cơ 
 quan đơn vị hoạt động và phát triển, nó là tư liệu lao động, là phương tiện, 
 là động lực để đơn vị hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình.
 Kế toán là một công cụ không thể thiếu trong sự nghiệp kinh tế xã hội 
 của loài người, bởi nó gắn liền với hoạt động quản lý. Do đó, cần phải có sự 
 thay đổi về mọi mặt để có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao hơn, 
 phù hợp với sự phát triển của thời đại. Trải qua nhiều năm đổi mới nền kinh 
 tế của Việt Nam đã có nhiều khởi sắc, cơ chế quản lý tài chính có sự thay 
 đổi sâu sắc, tác động lớn đến hoạt động trong các đơn vị hành chính sự 
 nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các đơn vị hành chính sự 
 nghiệp được giao quyền tự chủ trong hoạch toán khoán kinh phí. Muốn thực 
 hiện được điều đó các đơn vị cần phải có cơ chế quản lý một cách có khoa 
 học, hợp lý, thực hiện tổng hợp nhiều biện pháp.
 Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm 
 bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm 
 soát thuận lợi hơn cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung 
 hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng lĩnh vực 
 từng loại hình hoạt động công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một 
 trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản 
 lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học 
 tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song 
 vấn đề không thể thiếu công tác sắp xếp, quản lý hồ sơ bằng phương pháp 
 thủ công. Kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ - Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ giúp cho 
 nghiên cứu thực hiện luật ngân sách Nhà nước đúng chủ trương đường lối 
 chính sách của Đảng và Nhà nước;
 - Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh nghiệm 
 hay, những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai sót không 
 đáng có, từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.
 3. Các biện pháp sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt:
 Để quản lý tốt hồ sơ kế toán không phải đơn thuần bởi những nghiệp vụ 
 phát sinh có chung một số liệu song mỗi hồ sơ lại phản ánh khác nhau do vậy 
 chúng ta phải hiểu và nắm được các nguyên tắc đặc trưng cơ bản, các quy định 
 cụ thể về các hình thức sổ kế toán. 
 Ví dụ: Hình thức sổ kế toán nhật ký- sổ cái: (NK-SC)
 a. Nguyên tắc đặc trưng cơ bản 
 Là các nghiệp vụ kế toán phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời 
 gian và phân loại hệ thống hóa nội dung kế toán theo kinh tế kế toán trên cùng 
 một sổ kế toán tổng hợp là nhật ký - sổ cái và trong cùng một quy trình ghi chép 
 căn cứ để ghi vào sổ nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp 
 chứng từ kế toán cùng loại, cùng một nội dung.
 b. Trình tự nội dung ghi chép sổ kế toán: (KT)
 - Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng 
từ đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, có vào NK-SC. Mỗi loại chứng từ 
là một nghiệp vụ phát sinh được ghi một dòng, đồng thời ở NK- SC và bảng tổng 
hợp chứng từ được lập theo những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong 
một ngày (như phiếu thu, chi, nhập,)
 - Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi dùng ghi vào NK-SC 
phải ghi vào sổ quỹ và các sổ khác có liên quan. 
 - Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ các chứng từ kế toán phát sinh 
trong tháng vào NK-SC và các sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khóa sổ. 
 - Từ NK-SC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, chính xác ta 
tiến hành lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính. c. Trình tự ghi sơ đồ theo hình thức nhật ký chung
 Chứng từ
 kế toán
 Sổ kế toán 
 chi tiết
 Sổ nhật ký 
 chung
 Bảng tổng 
 Sổ cái hợp chi tiết
Bảng cân đối 
 Báo cáo 
 tài chính Nếu chúng ta sắp xếp quản lý hồ sơ tốt không thì chưa đủ mà chúng ta cần 
giữ gìn cho hồ sơ luôn mới, sạch sẽ, chứng từ mỗi quý sau khi báo cáo quyết toán 
đã được duyệt cho vào sơ mi kẹp lại theo quý, theo năm. Ngoài ra mỗi tháng, quý, 
chúng ta phải xịt thuốc mối, kiến, gián để hồ sơ luôn mới, không bị hư, mục nát.