Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ kế toán trường THCS U Minh

 lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công.
 Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng 
liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì công 
việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử dụng chúng 
trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính 
xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại 
và sắp xếp một cách khoa học.
 2. Phạm vi triển khai thực hiện :
Công tác quản lý hồ sơ ở các cơ quan Nhà nước nói chung và đơn vị trường học 
nói riêng là rất quan trọng song việc sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán lại đặc biệt 
quan trọng hơn, hồ sơ kế toán không phải lưu trữ 5 năm, 10 năm mà phải lưu trữ từ 
20 năm, 30 năm và lâu hơn nữa. Nhận thức được vấn đề trên tôi thấy cần phải có 
những giải pháp để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán tốt không thể thiếu 
trong mọi lĩnh vực, mọi loại hình hoạt động, sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt, 
khoa học sẽ thúc đẩy nhanh tiến trình đổi mới của đất nước nâng cao chất lượng 
công tác quản lý tài chính tại đơn vị hành chính sự nghiệp góp phần thực hiện tốt 
luật ngân sách Nhà nước.
 Trong địa bàn trường học và nhân rộng, áp dụng với phạm vi trong toàn 
ngành giáo dục và các ban ngành của huyện, tỉnh.
3. Mô tả sáng kiến : 
 Để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán mang lại hiệu quả cao thì đây là 
một vấn đề khá nan giải, mà chúng ta muốn quản lý sắp xếp hồ sơ tốt thì cần phải 
có những biện pháp thiết thực và hiểu được hồ sơ sổ sách là gì? ý nghĩa tác dụng 
của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt như thế nào? Tôi xin được trình bày 
như sau:
+ Khái niệm hồ sơ sổ sách kế toán:
*Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhau nhằm phản 
ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể. Được hình thành trong quá 
trình giải quyết công việc, nghiệp vụ thanh toán, tổng hợp, báo cáo nhằm thực hiện 
tốt luật ngân sách Nhà nước.
*Sổ sách: Là những văn bản tài liệu và tập hợp các nghiệp vụ chứng từ đã được xử 
lý, thanh toán, báo cáo, ghi sổ và lưu trữ.
Hồ sơ sổ sách kế toán trong nhà trường cũng phải được ghi sổ phản ánh rõ ràng hành lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính.
c. Trình tự ghi sơ đồ theo hình thức nhật ký chung
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối SPS
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
 d. Phân loại chứng từ:
Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp 
các thông tin kế toán tài chính cần thiết thuận lợi cho vịêc kiểm tra, kiểm soát các 
khoản thu – chi quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ chính 
xác và khoa học.
- Chẳng hạn khi ta tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán quý, ngoài việc cập 
nhật ghi chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội dung các mục 
chi để tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp vụ thanh toán khác nhau phải 
theo đúng luật ngân sách Nhà nước cụ thể như mục 119(7000) chi phí nghiệp vụ 
chuyên môn được chi tiết như sau:
Mục 7000: chi phí nghiệp vụ chuyên môn.
7001: Vật tư chuyên môn.
7003: In ấn phô tô biểu mẫu.
7006: Tài liệu.
7049: Chi phí khác.
Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng nôtet kẹp ở phần 
đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi đã tổng hợp. Làm như vậy sẽ giúp chúng ta 
kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ -> lên biểu mẫu báo cáo quyết toán không bị bỏ sót 
chứng từ, sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo 
từng quý, năm.
Tủ hồ sơ cần có các ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng quý, hàng 
năm gọn gàng, ngăn lắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào 
chúng ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra 
dễ dàng, thuận lợi, không mất thời gian tìm kiếm.
d. Công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế toán:
Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế toán phần đa bằng công nghệ khoa học hiện Kính mong ban giám hiệu và các cấp lãnh đạo, tạo điều kiện hỗ trợ về kinh phí 
trang bị thêm tủ hồ sơ để thực hiện tốt công tác này.
Rất mong được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp để các giải pháp quản lý hồ sơ 
kế toán tốt ngày càng tốt hơn nữa. Tôi xin chân thành cảm ơn!
 Vũ Thị Hương
 Giáo viên Trường THCS U Minh, TVT, CM