Sáng kiến kinh nghiệm Một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán

 4. Tài liệu khác liên quan đến kế toán ,là các tài liệu ngoài các tài liệu nói 
trên ,được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán ;các tài liệu khác có liên quan 
đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước ,các tài liệu liên quan đến kiểm kê , biên bản định 
giá ...các tài liệu liên quan đến vấn đề kiểm tra , kiểm toán , thanh tra ;tài liệu về 
chương trình kế toán trên máy vi tính , tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ tài liệu 
kế toán . Thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán là tối thiểu 5 năm, 20 năm và trên 20 năm 
tuỳ thuộc vào từng loại tài liệu kế toán .
 Lưu trữ hồ sơ tài chính đối với một kế toán là rất quan trọng vì nó minh 
chứng cho toàn bộ hoạt động tài chính của nhà trường trong các năm qua, cũng 
như việc luân chuyển kế toán trong các đơn vị. Kế toán không làm việc liên tục 
trong một đơn vị thì người kế nhiệm rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ kế 
toán cũ nếu như việc sắp xếp không có khoa học. Vì vậy việc lưu trữ hồ sơ kế toán 
sao cho khoa học và dễ tìm là một việc rất quan trọng trong công tác kế toán.
 Lưu trữ hồ sơ kế toán là công đoạn cuối cùng của quá trình lưu chuyển 
chứng từ kế toán gồm các bước:
 a. Lập chứng từ kế toán
 b. Kiểm tra chứng từ kế toán
 c. Ghi sổ kế toán
 d. Lập báo cáo tài chính
 e. Lưu trữ hồ sơ kế toán 
 Và công việc hết sức quan trọng trong quá trình lưu trữ này là việc phối hợp 
thông tin giữa các bộ phận trong hệ thống. Qua đó thiết lập số liệu chứng từ kế 
toán, vị trí lưu trữ các thông tin và các chứng từ. Giúp cho việc kiểm tra tài chính 
một cách thuận lợi cũng như việc báo cáo tài chính khi cần thiết.
 4.1 Phân tích tình trạng của giải pháp đã biết (phân tích ưu điểm, nhược 
điểm của nó)”: 
 Ưu điểm: 
Luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của phòng Giáo dục và Đào tạo 
huyện Đại Lộc và Ban giám hiệu trường Tiểu học Trần Đình Tri trong quá trình 
công tác.
 Nhân viên làm công tác Kế toán được tham gia các lớp tập huấn về công 
tác tài chính, kế toán do Phòng giáo dục và đào tạo và phòng Tài chính huyện tổ 
chức hằng năm.
 Bản thân nhân viên làm công tác kế toán được đào tạo đúng chuyên ngành 
nghiệp vụ kế toán. Luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công tác.
 Bản thân nhân viên kế toán được nhà trường cấp riêng cho một máy tính xách tay 
có cài đặt các phần mềm bản quyền chuyên dụng để phục vụ công tác được thuận 
lợi.
 Bản thân nhân viên thủ quỹ văn thư công tác tại đơn vị được 3 năm đã quen với 
công việc được phân công phụ trách.
 Luôn có ý thức học hỏi bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao chất lượng 
công việc.
 Nhược điểm: Vào tháng đầu tiên của quý I hằng năm Phòng Tài chính huyện sẽ ra quyết định 
phân bổ giao dự toán ngân sách cho đơn vị chúng tôi, ngoài ra trong năm tài chính 
sẽ có thêm những quyết định bổ sung, thay đổi. Tôi sẽ tập hợp quyết định này cùng 
các quyết định bổ sung theo thứ tự từ quyết định đầu tiên đến quyết định cuối cùng 
rồi đóng quyển lưu trữ theo từng năm.
 b. Chứng từ thu của đơn vị.
Các chứng từ thu của đơn vị chúng tôi chính là các phiếu rút tiền mặt từ ngân sách 
Nhà nước phục vụ cho các hoạt động của đơn vị. Trong đơn vị tôi có tiền ăn bán 
trú và tiền hỗ trợ chi phí học tập cho học sinh là hai khoản chủ yếu sẽ rút tiền mặt 
từ ngân sách Nhà nước qua kho bạc. Để rút được tiền từ kho bạc nhà nước thì 
chứng từ rút tiền ăn bán trú của đơn vị tôi gồm có: Bảng kê mua hàng, phiếu nhập 
kho, phiếu xuất kho, bảng chấm ăn của học sinh từng điểm bản và tổng hợp của 
toàn trường, bảng tổng hợp nhập kho, xuất kho của từng điểm bản tất cả những 
giấy tờ đó phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan như giáo viên chủ 
nhiệm, đại diện cha mẹ học sinh, thủ kho, người mua hàng, chủ cửa hàng cung cấp 
thực phẩm, kế toán có xác nhận của Ban giám hiệu nhà trường. Sau khi thực hiện 
đầy đủ các chứng từ theo quy định kế toán sẽ làm giấy rút dự toán ngân sách có 
đầy đủ chữ ký của kế toán, chủ tài khoản sau đó thủ quỹ nhà trường đi rút tiền mặt 
từ kho bạc về kế toán làm phiếu thu có chữ ký của kế toán, thủ quỹ, Hiệu trưởng 
ký nhận rồi mới được nhập quỹ tiền mặt, hằng tháng tôi sẽ kiểm tra lại tính chính 
xác, đầy đủ của các chứng từ này và sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo ngày tháng 
thực hiện công việc. 
 Sau khi kết thúc quý tôi sẽ đóng quyển và ghi sổ theo từng quý I, II, III, 
IV. Khi hết năm tài chính tôi sẽ tổng hợp thành bảng xem trong năm đó đã rút tiền 
mặt hết bao nhiêu tiền, từ nguồn nào, còn bao nhiêu tiền để cân đối ngân sách. 
Cuối cùng tôi sẽ lưu vào tủ hồ sơ để bảo quản lâu dài.
 c. Chứng từ chi của đơn vị.
 Chứng từ chi bằng tiền mặt trong đơn vị chúng tôi chính là các phiếu chi cho các 
cửa hàng cung cấp thực phẩm cho học sinh ăn bán trú, sau khi rút tiền mặt từ kho 
bạc nhà nước chúng tôi sẽ tiến hành chi trả tiền mặt cho các cửa hàng cung cấp 
thực phẩm, khi chi trả tiền mặt cho chủ cửa hàng tôi yêu cầu chủ của hàng phải ký 
nhận vào sổ và xin xác nhận của nhà trường. Khi chi trả xong chúng tôi sẽ tập hợp 
các phiếu chi theo từng quý, từng năm tài chính, đóng quyển lưu trữ vào tủ hồ sơ.
 Ví dụ 1: Tìm chứng từ chi lương tháng 5 năm 2018:
 Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2018 và tìm kẹp chứng từ chi lương quý 2 
lấy bảng lương tháng 5 để xem. 
 Ví dụ 2: Phòng kế hoạch tài chính huyện đi khảo sát tình hình tài chính ở 
một số trường năm 2018 chi mục 6550 (Vật tư văn phòng) là bao nhiêu, Sau khi 
đưa vào cơ chế khoán chi bắt đầu năm 2018 thì mục này tiết kiệm được bao nhiêu:
 Trước hết ta mở kẹp hồ sơ báo báo tài chính năm 2017 tìm báo cáo quyết 
toán quý 4 năm 2017 và kẹp hồ sơ báo báo tài chính năm 2018 tìm báo cáo quyết 
toán quý 4 năm 2018. Sau đó xem báo chi tiết về tình hình kinh phí sử dụng của 
hai năm sẽ so sánh được mức tiết kiệm này.
 Với cách này, ở đơn vị nào cũng sắp xếp như vậy, hồ sơ kế toán được lưu 
trữ khoa học như vậy thì tìm rất nhanh khi lãnh đạo cần, các số liệu đều có trên không hưởng lương. Các loại báo cáo này cũng được tôi tập hợp theo từng tháng 
từng quý, lưu trữ lâu dài. Báo cáo tài chính được tôi lập định kỳ theo từng quý. 
Trong báo cáo tôi sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin, số liệu minh chứng cho việc sử 
dụng, quản lý các khoản thu, chi ngân sách Nhà nước. Qua đó giúp cho đơn vị nắm 
được tình hình sử dụng ngân sách, giúp cho việc lập kế hoạch thu chi sử dụng ngân 
sách của đơn vị trong những thời gian tiếp theo.Sau khi kết thúc công việc tôi tập 
hợp các tài liệu liên quan sắp xếp gọn gàng khoa học đúng thứ tự, sau đó đóng 
quyển cho vào hồ sơ lưu trữ lâu dài. Việc sắp xếp hồ sơ chứng từ tài chính như vậy 
sẽ giúp cho việc lưu trữ lâu dài thuận lợi cho việc tra cứu số liệu khi cần thiết, dễ 
lấy dễ tìm phục vụ thuận lợi cho công việc.
 Biện pháp 2: Quản lý hồ sơ chứng từ trong việc chi tiền mặt.
 Khi nhận tiền mặt tại kho bạc tôi thường kiểm tra kỹ số lượng tiền nhận có 
đúng với chứng từ và thường yêu cầu thủ quỹ kho bạc kiểm đếm lại số tiền tránh 
trường hợp sai sót hoặc tiền hỏng rách không sử dụng được.
 Sau khi nhận tiền về tôi sẽ vào sổ quỹ tiền mặt, trong đó ghi chi tiết nhận 
tiền vào ngày nào, bao nhiêu tiền số tiền đó dùng để chi việc gì. VD: Chi cho việc 
mua thực phẩm ăn bán trú của học sinh. Tôi sẽ kiểm đếm lại phân loại theo từng 
mục cần phải chi trả và cất số tiền đó vào két sắt của nhà trường do tôi quản lý. 
Vào ngày cuối tháng tôi sẽ tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt còn lại trong két với sự 
có mặt của nhân viên Kế toán và Ban giám hiệu nhà trường. Việc kiểm tra này 
được lập biên bản và ghi chi tiết trong két còn tiền hay đã hết nếu còn thì còn bao 
nhiêu, số lượng từng loại tiền, lý do tiền còn lại.
 Trong việc chi trả tiền mặt cho phụ huynh học sinh khi nhận các chế độ để 
đảm bảo cho việc hồ sơ có đầy đủ số liệu, chính xác tránh xảy ra sai sót chúng tôi 
thường tiến hành như sau:
 Trước khi chi trả tiền mặt cho phụ huynh học sinh chúng tôi phải tra soát 
lại tất cả các thông tin như họ và tên học sinh, ngày tháng năm sinh, học lớp nào, 
họ và tên bố mẹ học sinh, những thông tin này trùng khớp giữa giấy khai sinh, hộ 
khẩu của gia đình học sinh với quyết định của cấp có thẩm quyền ban hành về việc 
chi trả chế độ cho học sinh. Sau đó tiến hành họp phụ huynh học sinh có sự tham 
gia của các trưởng ban cha mẹ học sinh tứng lớp, giáo viên chủ nhiệm để thông 
báo chế độ mà học sinh được nhận lập biên bản họp và biên bản cấp phát tiền có 
xác nhận của từng lớp và phụ huynh đại diện. Sau đó mới tiến hành cấp phát tiền 
cho các phụ huynh học sinh. Khi phụ huynh nhận tiền phải có sự chứng kiến của 
giáo viên chủ nhiệm lớp đó nhằm xác nhận tính chính xác tránh trường hợp người 
khác mạo danh lấy hộ. Khi phụ huynh nhận tiền chúng tôi yêu cầu phụ huynh học 
sinh ký vào hai danh sách và điểm chỉ vào một danh sách nhằm đảm bảo tính chính 
xác, khách quan. Tất cả các danh sách phát tiền và biên bản họp phải có đầy đủ 
chữ ký của phụ huynh học sinh giáo viên chủ nhiệm, trưởng bản, xin xác nhận của 
Ban giám hiệu và Ủy ban nhân dân xã. Sau đó chúng tôi tập hợp sắp xếp tất cả 
danh sách, biên bản đó lại đóng quyển và lưu trữ vào tủ hồ sơ.
 Biện pháp 3: Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng và ứng dụng công 
nghệ thông tin để nâng cao năng xuất hiệu quả chất lượng công việc.
 Hiện nay công nghệ thông tin đã có những bước tiến vượt bậc giúp cho 
con người phá bỏ rào cản về khoảng cách và vị trí địa lý. Qua đó việc ứng dụng - Bản thân đỡ vất vả trong việc tìm kiếm khi lãnh đạo cần một chứng từ kế 
toán nào đó để tra cứu trong việc chi một hoạt động nào đó giữa năm này và năm 
khác, khi cán bộ giáo viên thắc mắc về vấn đề lương ở một năm nào đó.
 5- Những thông tin cần được bảo mật (nếu có): không có
 6- Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng 
kiến theo ý kiến của tác giả: 
 Việc trình bày trên đây chưa thể hiện hết được những vấn đề và việc làm cụ 
thể theo quy định về quá trình quản lý tài chính kế toán của Nhà Nước quy định. Ở 
đây tôi chỉ trình bày việc làm của một kế toán đã ứng dụng thực tế tại trường TH 
Trần Đình Tri và đã đem lại kết quả phục vụ tốt cho công tác quản lý, chỉ đạo về 
tài chính tại đơn vị. Khi chưa áp dụng phương pháp này Hiệu trưởng tôi cần một 
chứng từ nào đó tôi phải xin hẹn hôm sau, rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng 
từ năm trước, khi kiểm tra báo cáo số liệu rất là cập rập. Từ khi áp dụng phương 
pháp này tôi rất yên tâm trong việc tìm kiếm và tự tin. Số liệu luôn luôn sẵn sàng 
trên các bảng tổng hợp được lưu trữ thì rất thuận lợi trong việc báo cáo khi cần.
 7- Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng 
kiến theo ý kiến của tổ chức, cá nhân đã tham gia áp dụng sáng kiến lần đầu, kể cả 
áp dụng thử (lợi ích kinh tế, xã hội so với trường hợp không áp dụng giải pháp đó ; 
hoặc so với những giải pháp tương tự đã biết ở cơ sở hoặc số tiền làm lợi): 
 Việc áp dụng sáng kiến vào trong công tác trong thời gian qua đã góp phần 
nâng cao hiệu quả của công tác tài chính kế toán, qua đó góp phần nâng cao hiệu 
quả chung trong công việc của nhà trường, giúp bản thân chúng tôi hoàn thành tốt 
nhiệm vụ được giao.
 Áp dụng sáng kiến giúp cho việc quản lý bảo quản hồ sơ sổ sách chứng từ 
kế toán được bảo quản tốt, khi cần lấy số liệu thông tin phục vụ cho việc thanh tra 
kiểm tra được nhanh chóng thuận tiện, không mất nhiều thời gian tìm kiếm. Đảm 
bảo tính thống nhất chặt chẽ trong hồ sơ chứng từ.
 Áp dụng sáng kiến cùng với việc tích cực ứng dụng công nghệ thông tin và 
trong công việc giúp cho công việc được đơn giản hóa đi rất nhiều, việc quản lý số 
liệu được thuận tiện khi cần có thể trích xuất nhanh chóng chính xác.
 8- Danh sách những người đã tham gia áp dụng thử hoặc áp dụng sáng kiến 
lần đầu (nếu có):
 TT Họ và tên Ngày Nơi công tác Chức Trình Nội dung 
 tháng năm (hoặc nơi danh độ công việc 
 sinh thường trú) chuyên hỗ trợ
 môn
 1 Lê Thị Thu 01/01/1983 Trường TH Văn TCVT Thực hiện 
 Trần Đình Tri- thư hình thức 
 Đại Lộc văn bản
 Tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật và 
hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
 Xác nhận và đề nghị của Đại Phong, ngày 5 tháng 3 năm2018
 cơ quan, đơn vị tác giả công tác