Sáng kiến kinh nghiệm Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác bảo quản, quản lý chứng từ sổ sách kế toán trong trường học tại Trường mẫu giáo Hoa Cúc

 BẢNG TÓM TẮT SÁNG KIẾN
 1. Tên đề tài: “Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác bảo quản, quản 
lý chứng từ sổ sách kế toán trong trường học tại Trường mẫu giáo Hoa Cúc”
 2. Nội dung lĩnh vực đề tài: Các giải pháp giúp làm tốt công tác bảo quản, 
quản lý chứng từ, sổ sách của kế toán ở trường Mẫu giáo.
 3. Tác giả: Trần Thị Thuận Thảo Chức vụ: Kế Toán
 4. Nội dung tóm tắt:
 + Đề tài gồm các biện pháp sau:
 * Cơ sở lý luận.
 * Thực trạng của vấn đề nghiên cứu. 
 * Mục tiêu và các giải pháp.
 * Sơ đồ quy trình thực hiện.
 * Mối liên hệ giữa các giải pháp.
 * Kết quả khảo nghiệm, giá trị khoa học.
 + Phạm vi áp dụng, khả năng phổ biến: 
 * Đề tài áp dụng cho trường MG Hoa Cúc năm học 2021 - 2022.
 * Đề tài có thể phổ biến ở các trường thuộc Thị xã Buôn Hồ.
 + Thời điểm áp dụng: Trong suốt cả năm học 2021 - 2022.
 + Hiệu quả mang lại: Đề tài “Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác 
bảo quản, quản lý chứng từ sổ sách kế toán trong trường học tại Trường Mẫu giáo 
Hoa Cúc” nếu được sử dụng rộng rãi sẽ đem lại hiệu quả cao trong công tác bảo 
quản, quản lý chứng từ sổ sách kế toán đối với mỗi nhà trường. Qua quá trình sử 
dụng đã nhiều năm và qua các cấp học thì phương pháp này mang lại hiệu quả cao 
và đang là một công cụ đắc lực cho công tác kế toán, tiết kiệm rất nhiều thời gian 
và công sức cho kế toán. 2
 I. PHẦN MỜ ĐẦU
 1. Lý do chọn đề tài.
 Qua nhiều năm làm công tác kế toán tôi nhận thấy việc bảo quản, quản lý 
chứng từ, sổ sách kế toán ở Trường mẫu giáo Hoa Cúc - xã Ea Blang - thị xã Buôn 
Hồ - tỉnh Đắk Lắk là một vấn đề mà bản thân tôi hết sức quan tâm tìm hiểu và 
nghiên cứu. Đồng thời đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn 
thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục 
những hạn chế của sự việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ 
sách kế toán có hiệu quả cao nhất. Từ những suy nghĩ trên bản thân tôi quyết định 
chọn đề tài “Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác bảo quản, quản lý 
chứng từ, sổ sách kế toán trong trường học tại Trường Mẫu giáo Hoa Cúc”.
 2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài.
 Để công tác quản lý chứng từ, sổ sách được đảm bảo hơn, khoa học hơn, 
thuận tiện trong quá trình sử dụng lâu dài của nhà trường, ngoài ra còn là minh 
chứng cho quà trình thu - chi hàng năm của nhà trường là hồ sơ để quyết toán với 
cơ quan Tài chính, cơ quan cấp trên.
 Mục tiêu của đề tài sáng kiến kinh nghiệm là đề ra các giải pháp để nâng cao 
năng lực về công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán.
 Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách 
chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó 
thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử 
dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán 
đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách 
phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học.
 3. Đối tượng nghiên cứu.
 Hệ thống hóa trong quy trình nghiệp vụ chuyên môn trong công tác bảo 
quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán.
 Tổng hợp nhận định đánh giá về những khó khăn vướng mắc trong quá trình 
thực hiện nhiệm vụ mà kế toán gặp phải. 4
kinh phí. Muốn thực hiện được điều đó các đơn vị cần phải có cơ chế quản lý một 
cách khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp.
 Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm 
bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát 
thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt 
động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng lĩnh vực từng 
loại hình hoạt động. Công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong 
những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính 
của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần 
lớn là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song vấn đề không thể thiếu 
công tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công.
 Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách 
chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó 
thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử 
dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán 
đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách 
phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học. 
 Công tác kế toán trong cơ quan, đơn vị trường học nói riêng và các đơn vị 
hành chính sự nghiệp nói chung là một bộ phận rất quan trọng. Song trong chuyên 
môn nghiệp vụ kế toán không thể thiếu được công việc thiết lập chứng từ hồ sơ sổ 
sách kế toán nó thể hiện hoạt động tài chính của mỗi đơn vị. Đồng thời việc bảo 
quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị lại là một vấn đề vô cùng quan trọng. 
Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị tương đương như tiền, nó phản 
ánh tình hình thu - chi của đơn vị mình và nó còn là điều kiện, là phương tiện để 
lưu trữ, làm cơ sở thanh, quyết toán với cơ quan tài chính, cơ quan cấp trên.
 Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trình 
thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - Chi tài chính của 
đơn vị, chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng 
hoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu - Chi của đơn vị, nó góp 
phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiện 6
 Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhau nhằm 
phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể. Được hình thành trong
quá trình giải quyết công việc, nghiệp vụ thanh toán, tổng hợp, báo cáo nhằm 
thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước.
 * Khái niệm về chứng từ, sổ sách kế toán.
 - Khái niệm về sổ sách kế toán:
 + Sổ sách: Là những văn bản tài liệu và tập hợp các nghiệp vụ chứng từ 
đã được xử lý, thanh toán, báo cáo, ghi sổ và lưu trữ.
 + Hồ sơ sổ sách kế toán trong nhà trường cũng phải được ghi sổ phản ánh 
rõ ràng đầy đủ, chính xác, sạch đẹp và khoa học được lưu trữ bảo quản theo quy 
định chung của Nhà nước.
 - Ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: 
 + Lập hồ sơ kế toán là khâu rất quan trọng; lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho Hiệu
 trưởng và cấp trên quản lý tài chính tốt.
 + Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ đã xử 
lý của các sự việc giúp cho việc nghiên cứu thực hiện luật ngân sách Nhà nước 
đúng chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
 + Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh 
nghiệm hay, những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai 
sót không đáng có, từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.
 - Các biện pháp sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: 
 Để quản lý tốt hồ sơ kế toán không phải là đơn thuần bởi những nghiệp 
vụ phát sinh có chung một số liệu song mỗi hồ sơ lại phản ánh khác nhau do 
vậy chúng ta phải hiểu và nắm được các nguyên tắc đặc trưng cơ bản, tuân theo 
quy định cụ thể về các hình thức sổ kế toán.
 Ví dụ: Hình thức Sổ Cái dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
 * Nguyên tắc đặc trưng cơ bản: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các 
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài 
khoản kế toán. Số liệu ghi trên Sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi 
trên các Sổ kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo tài chính. 8
 6003: Lương hợp đồng theo chế độ
 6049: Lương khác
 - Mục 6100: Phụ cấp lương
 6101: Phụ cấp chức vụ
 6102: Phụ cấp khu vực
 6103: Phụ cấp thu hút
 6105: Phụ cấp làm thêm giờ
 6112: Phụ cấp ưu đãi nghề
 6113: Phụ cấp trách nhiệm theo nghề
 6115: Phụ cấp thâm niên vượt khung, thâm niên nghề.
 - Mục 6300: Các khoản đóng góp
 6301: Bảo hiểm xã hội
 6302: Bảo hiểm y tế
 6303: Kinh phí công đoàn
 6304: Bảo hiểm thất nghiệp.
 Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng kẹp ở phần 
đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi đã tổng hợp. Làm như vậy sẽ giúp chúng ta 
kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ -> lên biểu mẫu báo cáo quyết toán không bị bỏ sót 
chứng từ, sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo 
từng năm.
 Tủ hồ sơ cần có các ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng quý, 
hàng năm gọn gàng, ngăn nắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn 
vào chúng ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm 
tra dễ dàng, thuận lợi, không mất thời gian tìm kiếm. 
 Hồ sơ sổ sách kế toán trong nhà trường cũng phải được ghi sổ phản ánh 
rõ ràng đầy đủ, chính xác, sạch đẹp và khoa học được lưu trữ bảo quản theo quy 
định chung của Nhà nước.
 Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản ánh 
tình hình thu - chi của đơn vị. Đồng thời nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu 
trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính.