SKKN Một số giải pháp kinh nghiệm về công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán

 I. CÁC KHÁI NIỆM 
1.1. Khái niệm quản lý: 
Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến 
đối tượng quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt 
được mục đích của tổ chức. 
1.2. Khái niệm về chứng từ sổ sách kế toán: 
Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản ánh 
tình hình thu - Chi của đơn vị. Đồng thời nó còn là điều kiện, là phương tiện để 
lưu trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính. 
Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong một 
cơ quan đơn vị. Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan 
tài chính, là điều kiện thiết yếu của quá trình thu - Chi tài chính. Đồng thời còn 
tác động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, là yếu tố tác động 
đến chất lượng giáo dục và đào tạo ở địa phương. 
Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của việc quản lý chứng 
từ, sổ sách kế toán ở Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Trần Văn Thời, nó đóng 
góp một vai trò vô cùng quan trọng ở một đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục 
và đào tạo. 
Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổ 
sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp 
nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt 
chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực vừa thực 
hiện được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm 
trong quản lý và điều hành. 
1.3. Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ 
sách kế toán: 
Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ 
quan, đơn vị. Từ đó làm cơ sở thu - Chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để 
theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư 
mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác 
giảng dạy của địa phương. Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của 
đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục 
ở địa phương hoạt động có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, 
nước mạnh xã hội công bằng dân chủ văn minh. 
II. THỰC TRẠNG, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG: 
1.1.Thực trạng vài nét về chứng từ, sổ sách kế toán của Phòng Giáo 
dục và Đào tạo huyện Trần Văn Thời: 
Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị như tiền, là các số 
liệu được phản ánh ghi lại trong quá trình thu - Chi của đơn vị, là những chứng 
cứ luôn ý thức trước được công việc của mình. 
Muốn làm tốt được công tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán thì trước 
hết kế toán phải sắp xếp chứng từ, cho nó khoa học gọn gàn, ngay thẳng, ngăn 
nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống 
danh mục, mục lục ngân sách Nhà nước và cho vào sơ mi niêm phong theo thứ 
tự từng tháng, từng quí, từng năm và ngoài bìa sơ mi, ghi mã nguồn, chương, 
loại, khoản, hạng để dể phân biệt và tiện lợi khi ta cần thiết đến chứng từ nào đó 
ta dể dàng lấy ra nhanh chóng và chính xác và kịp thời không mất thời gian. 
Đồng thời ta cũng lưu trữ những danh mục, và ký hiệu theo dõi trong hệ thống 
máy tính. Hàng tháng, quí, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất 
mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt. Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có 
biện pháp xử lý kịp thời. Nếu không thì niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại như cũ. 
Hàng quí kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào trong tủ đựng 
chứng từ, sổ sách kế toán của mình không để mối mọt vào và khóa cửa tủ cẩn 
thận. Nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán như trên thì 
đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, đồng thời tạo được niềm tin 
cho các cấp 
Lãnh đạo. 
III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC VỀ QUẢN LÝ CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH 
KẾ TOÁN TRONG NĂM HỌC: 
Đầu năm bản thân tôi xây dựng kế hoạch sắp xếp và bảo quản chứng từ, 
sổ sách kế toán trình Lãnh đạo phê duyệt. Để từ đó thực theo kế hoạch đã đề ra, 
đồng thời phối hợp với các bộ phận có liên quan làm tốt các mặt công việc 
không để tồn đọng và kéo dài thời gian. 
Qua nhiều năm làm làm kế toán chứng từ được sắp xếp gọn gàn, ngăn nắp, sạch 
đẹp, có khoa học, không bị mối mọt, không bị rách, dơ, không bị thất lạc, 
Một số giải pháp kinh nghiệm về quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. 
từ đó đến nay luôn bảo quản tốt. Chứng từ được sắp xếp theo từng tháng, từng 
quí và từng năm không bị thất thoát, mất mát, không bị hư hỏng rất an toàn 
trong mấy năm qua. 
Qua quá trình làm công tác kế toán bản thân tôi đã thực hiện đầy đủ các 
chứng từ, sổ sách kế toán và thanh quyết toán kịp thời đúng thời gian qui định 
của cấp trên, cho nên năm học 2010 2011; 2011- 2012 được Hội đồng thi đua 
khen thưởng của ngành giáo dục đánh giá và xếp loại xuất sắc, đề nghị Ủy ban 
nhân dân huyện Trần văn Thời tặng danh hiệu Chiến sỹ thi đua cơ sở 
IV. BÀI HỌC KINH NGHIỆM: 
Qua kết quả trên đạt được là nhờ: Được sự quan tâm của Lãnh đạo Phòng Giáo 
dục và đào tạo huyện Trần văn Thời và được sự phối hợp tốt với các bộ phận có 
liên quan nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành tốt 
nhiệm vụ được giao. Qua đó giúp cho