SKKN Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ kế toán

 Chứng từ sổ sách kế toán là một bằng chứng để chứng minh cho việc thu - Chi tài 
chính của đơn vị. Đồng thời nó còn góp phần thúc đẩy cho mọi hoạt động của đơn vị 
quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo ở địa phương.
 Từ thực tiền trên cho chúng ta thấy việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là lâu dài 
và rất quan trọng . Là chứng từ minh bạch cho việc thu - Chi tài chính ở đơn vị và cho 
chính bản thân kế toán. Do đó việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán là phải được bảo 
quản lâu dài từ 15 năm trở lên, Đồng thời góp phần nâng cao phát triển sự nghiệp giáo 
dục ở địa phương theo yêu cầu của nhà nước đã đề ra.
II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN:
1. Các khái niệm
a. Khái niệm quản lý:
 “Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến đối tượng 
quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt được mục đích của 
tổ chức”.
b. Khái niệm về chứng từ sổ sách kế toán:
 Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản ánh tình hình 
thu - Chi của đơn vị. Đồng thời nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở 
thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính.
 Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong một cơ quan 
đơn vị. Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài chính, là điều 
kiện thiết yếu của quá trình thu - Chi tài chính. Đồng thời còn tác động đến mọi hoạt 
động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, là yếu tố tác động đến chất lượng giáo dục và đào 
tạo ở địa phương.
 Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của việc quản lý chứng từ, sổ sách 
kế toán ở Trường mầm non Ninh Xuân, nó đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng ở 
một đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo.
 Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế 
toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp nhiều khó khăn b. Khó khăn:
 Hiện nay chưa có kho lưu trữ chứng từ riêng cho bộ phận kế toán mà lưu trữ 
chung với phòng làm việc của kế toán, phòng làm việc thì nhỏ hẹp, cơ sở vật chất thiết 
bị để phục vụ cho lưu trữ hồ sơ chứng từ, sổ sách còn thô sơ, nên việc quản lý lưu trữ 
chứng từ, sổ sách kế toán gặp khó khăn, không đáp ứng được nhu cầu phát triển cao hơn 
trong quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. Từ đó còn nhiều mặt chưa được hiện đại và đạt 
hiệu quả cao.
2. Giải pháp mới cải tiến:
 Với thực trạng trên vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, sổ sách kế 
toán của Trường mầm non Ninh Xuân thực hiện một số nội dung và phương pháp như 
sau:
Trước hết là phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, chuyên viên, nhân viên biết, 
làm tốt công tác phối hợp với các bộ phận có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho 
bộ phận kế toán trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp và hiệu quả.
 Kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị để 
mọi người cùng phối hợp thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người năng động, sáng 
tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỹ luật cao, có lề lối làm việc khoa học là 
người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu đặt ra, luôn ý thức trước 
được công việc của mình.
 Muốn làm tốt được công tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán thì trước hết kế 
toán phải sắp xếp chứng từ, cho nó khoa học gọn gàn, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ 
tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục ngân 
sách Nhà nước và cho vào sơ mi niêm phong theo thứ tự từng tháng, từng quí, từng năm 
và ngoài bìa sơ mi, ghi mã nguồn, chương, loại, khoản, hạng để dể phân biệt và tiện lợi 
khi ta cần thiết đến chứng từ nào đó ta dể dàng lấy ra nhanh chóng và chính xác và kịp 
thời không mất thời gian. Đồng thời ta cũng lưu trữ những danh mục, và ký hiệu theo 
dõi trong hệ thống máy tính.
 Hàng tháng, quí, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát chứng từ, 
có hư hỏng hay mối mọt. Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp Ba là: Kế toán phải phối hợp tốt với các bộ phận của Trường mầm non Ninh Xuân tạo 
nhằm thúc đẩy cho công việc được hoàn thành xóm nhất và có hiệu quả cao nhất.
Bốn là: Kế toán phải có kế hoạch hoạt đồng từ đầu năm, qua đó nắm được lộ trình hoạt 
động của mình mà thực thi công việc được tốt nhất của nhiệm vụ được giao.
Tóm lại: Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở một cơ quan đơn vị rất quan trọng của 
người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho việc lập kế hoạch thu - Chi tài chính có 
hiệu quả, tiết kiệm, không lãng phí, và tạo điều kiện cho cơ quan đơn vị thực hiện tốt 
nhiệm vụ mà cấp trên giao phó.
Trên đây là một số biện pháp mà bản thân tôi đã rút ra và áp dụng tại Trường mầm non 
Ninh Xuân, đạt được những thành công như đã nêu, Tôi tin chắc rằng còn nhiều biện 
pháp hay hơn mà tôi chưa làm được, rất mong Hội đồng khoa học các cấp góp ý, để sáng 
kiến kinh nghiêm này được áp dụng rộng rãi trong ngành giáo dục & đào tạo./.
 Ninh Xuân, ngày 11 tháng 4 năm 2018
 Xác nhận của nhà trường Người viết
 Trịnh Thị Lan Hương