SKKN Một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán

 Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
 3. Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo 
cáo tài chính năm.
 4. Tài liệu khác liên quan đến kế toán ,là các tài liệu ngoài các tài liệu nói 
trên ,được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán ;các tài liệu khác có liên 
quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước ,các tài liệu liên quan đến kiểm kê , biên 
bản định giá ...các tài liệu liên quan đến vấn đề kiểm tra , kiểm toán , thanh tra 
;tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính , tài liệu liên quan đến việc tiêu 
huỷ tài liệu kế toán .
 Và thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán là tối thiểu 5 năm, 20 năm và trên 20 
năm tuỳ thuộc vào từng loại tài liệu kế toán .
 III. CƠ SỞ THỰC TIỄN:
 Các đơn vị trường học hằng năm được thành lập ban thanh tra làm việc 
thanh tra tài chính tại Trung tâm tuỳ theo từng đơn vị từ 2 đến 3 lần, cán bộ 
chuyên quản Phòng kế hoạch tài chính Sở giáo dục đào tạo và cán bộ chuyên 
quản Sở tài chính, quản lý tài chính 8 trung tâm, 01 trường mẫu giáo và 27 
trường THPT mà công tác kiểm tra quyết toán hằng năm chỉ có 2 cán bộ, Sở 
Giáo Dục Đào Tạo Bạc Liêu hằng năm tổ chức nhiều đoàn thanh tra về các đơn 
vị để thanh tra toàn diện, thanh tra tài chính. Đoàn kiểm toán hằng năm có thể đi 
kiểm tra đột xuất về tài chính ở một đơn vị nào đó. Nếu như ở các đơn vị trường 
học mà không làm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế toán thì rất khó khăn trong việc kiểm 
tra đánh giá vấn đề tài chính tại đơn vị được kiểm tra.
 Việc lưu trữ hồ sơ kế toán giúp cho Giám đốc và kế toán tại đơn vị trường 
học trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quản lý về kinh tế. Nó phản ánh 
đầy đủ kết quả quản lý về công tác tài chính của một cơ quan, đơn vị .... lưu trữ 
hồ sơ kế toán khoa học sẽ phục vụ kịp thời cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành 
công tác tài chính có hiệu lực, hiệu quả. Ngược lại làm không tốt sẽ hạn chế hiệu 
quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành ngân sách, ảnh 
hưởng đến hiệu quả công tác tài chính của cơ quan tổ chức bộ máy nhà nước nói 
chung.
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang2 Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
Có một số trường hợp ở các đơn vị lưu sổ sách ở trong phần mềm máy tính như 
vậy là không đúng.
 B. Lưu trữ:
 1. Nhóm chứng từ:
 a. Các quyết định phân bổ dự toán: Tôi tập hợp các quyết định phân bổ 
dự toán đầu năm và các quyết định bổ sung dự toán trong năm theo thứ tự và 
tổng hợp theo từng quý đến cuối năm có bảng tổng hợp chứng từ theo từng 
nguồn theo mẫu sau:
 Đơn vị: ngàn đồng
 Quyết định Ngày, 
 số tháng, Nội dung Số tiền Ghi chú
 năm
 Số 10/QĐ- 05/01/2012 Giao dự toán năm 2012 1.013.000 Từ đầu năm
 SGDĐT
 Số 395/QĐ- 21/05/2012 Bổ sung dự toán thực hiện NĐ 49 26.977 Nhập dự toán 
 SGDĐT vào quý II
 Sau đó, tôi đóng bảng tổng hợp này lên trên các quyết định phân bổ, đăng 
ký chứng từ ghi sổ và cuối cùng làm bìa cứng theo mẫu:
 CHỨNG TỪ:
 QUYẾT ĐỊNH PHÂN BỔ DỰ TOÁN NĂM 20....
 Nguồn: ....
 Đóng bìa cứng này lên trên bảng tổng hợp để lưu trữ .
 b. Các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách (gọi là chứng từ thu):
 Hằng ngày có bao nhiêu chứng từ rút dự toán từ ngân sách tôi sắp xếp 
theo thứ tự tăng dần theo ngày tháng phát sinh, kết thúc quý, tôi lập bảng kê 
chứng từ gốc cùng loại và đăng ký chứng từ ghi sổ theo từng quý I, II, III, 
IV.(Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Cuối năm tổng hợp lên một 
bảng tổng hợp rút số tiền bao nhiêu. Bảng tổng hợp gồm các cột: TT - ngày 
tháng - nội dung - số tiền rút - ghi chú. Cuối dòng là cột tổng cộng.
 Tôi làm bìa cứng theo mẫu:
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang4 Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
 Quý IV: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ 
phát sinh trong quý. (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
 e. Chi hoạt động bằng chuyển khoản:
 Trong năm có các chứng từ chi hoạt động bằng chuyển khoản như : 
 - Chuyển tiền điện thoại. 
 - Chuyển tiền sửa chữa, nâng cấp.
 - Chuyển tiền mua sắm.
 - Chuyển tiền hoạt động khác ......
 Từng quý tôi tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh tuỳ theo loại hoạt động 
như trên tôi đã phân tích, tách nguồn và đăng ký chứng từ ghi sổ theo từng loại. 
(Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
 Cuối năm tổng hợp chi hoạt động là bao nhiêu. Trong đó gồm các mục chi 
nào? Bảng tổng hợp gồm các cột: TT - Ngày tháng - Nội dung - Đơn vị được 
chuyển - số tiền - Ghi chú, Cuối dòng có cột tổng cộng. Đóng bìa cứng theo 
mẫu: 
 CHI HOẠT ĐỘNG TỪ NGUỒN: ..
 NĂM 201...
 Đóng bìa này trên chứng từ phát sinh chi hoạt động theo từng nguồn rồi 
lưu trữ. 
 f. Chuyển bảo hiểm xã hội, y tế, thất ngiệp:
 Quý I: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo 
hiểm thất nghiệp (đăng ký 1 chứng từ ghi sổ). (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm 
phần phụ lục)
 Quý II: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và 
bảo hiểm thất nghiệp (đăng ký 1 chứng từ ghi sổ). (Mẫu chứng từ ghi sổ đính 
kèm phần phụ lục)
 Quý III: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và 
bảo hiểm thất nghiệp (đăng ký 1 chứng từ ghi sổ). (Mẫu chứng từ ghi sổ đính 
kèm phần phụ lục)
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang6 Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
 Năm học : 201... 201.
 STT Họ và tên Đối tượng Miễn Giảm Ghi chú
 1 Nguyễn Văn A TB 2/4 100%
 2 Phan Văn B Nghèo 100%
 3 Nguyễn Văn C Cận nghèo 50%
 Sau danh sách là đơn miễn giảm học sinh cũng thứ tự như trên em A trước 
và em B sau.., và sắp xếp từ lớp 10 cho đến lớp 12 cuối cùng. Sau đó tôi lập 
bảng tổng hợp miễn giảm học phí theo mẫu:
 BẢNG TỔNG HỢP MIỄN GIẢM TIỀN............
 NĂM HỌC :201 201...
 TT Tên lớp Miễn Giảm Cộng M-G Ghi chú
 Số Số Số Số Số Số 
 lượng tiền lượng tiền lượng tiền
 Cộng
 Đóng bảng tổng hợp lên trên chứng từ miễn giảm tiền... sau đó làm bìa 
cứng theo mẫu sau và đưa vào lưu trữ:
 HỒ SƠ MIỄN GIẢM TIỀN ....
 Năm học: ....................
 + Danh sách theo dõi thu:
 Đầu năm học tôi làm sổ theo dõi thu bằng cách lập danh sách học sinh 
từng lớp gồm các cột : TT - Họ và tên - số tiền phải thu - Miễn - Giảm - số tiền 
phải thu đã miễn giảm - Thực thu - Thất thu - Ghi chú (cột này để ghi rõ nguyên 
nhân thất thu.
 Trong năm thu được bao nhiêu đưa vào cột thực thu (Viết phiếu thu để 
làm chứng từ và quyết toán với cơ quan thuế) và cuối năm có bảng tổng hợp thu 
gồm các cột: TT - Tên lớp - Phải thu - Miễn - Giảm - Phải thu đã trừ miễn giảm - 
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang8 Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
 - Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí
 - Sổ chi tiết các khoản thu
 - Sổ chi tiết chi hoạt động
 - Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
 - Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc
 Tất cả các loại sổ làm bằng tay đầu năm trình Giám đốc ký chuyển văn 
thư đóng dấu giáp lai, Kế toán đánh số trang từ trang đầu tiên cho đến trang cuối 
cùng. Trường hợp ghi sổ bằng máy cuối kỳ kế toán phải tiến hành in ra giấy toàn 
bộ, đóng thành quyển sau đó làm thủ tục pháp lý như sổ bằng tay rồi đưa vào lưu 
trữ như sau: Sau mỗi niên độ kế toán tôi làm thủ tục khoá sổ rồi tập hợp các loại 
sổ trên sắp xếp ngay thẳng cho vào kẹp hồ sơ lưu trữ và làm nhãn tên hồ sơ dán 
lên bìa và gáy hồ sơ: 
 HỒ SƠ
 SỔ SÁCH NĂM: ........
 3. Nhóm báo cáo tài chính:
 Báo cáo tài chính được lập định kỳ theo từng quý, có luỹ kế năm, báo cáo 
quyết toán thường là cuối niên độ kế toán. Báo cáo tài chính được lập với mục 
đích cơ bản sau đây: 
 Tổng hợp và trình bày một cách khái quát về tài sản, tình hình cấp phát 
kinh phí Nhà nước. Ngoài ra trường có hoạt động sự nghiệp có thu phải báo cáo 
tài chính còn có bảng tổng hợp tình hình thu kết quả của sự nghiệp có thu trong 
kỳ.
 Cung cấp các thông tin cần thiết, tin cậy về kinh tế, tài chính phục vụ cho 
việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi và tình hình quản lý tài sản của Nhà nước. 
 Cung cấp thông tin cho việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự 
toán thu chi, tình hình tôn trọng mức chi kinh phí, tạo điều kiện cho việc lập kế 
hoạch kinh phí và thực hiện cơ chế khoán chi trong Nhà trường.
 Để đạt được mục đích trên báo cáo tài chính hay quyết toán cần thực hiện 
được các yêu cầu cơ bản:
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang10 Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
vậy cuối năm tôi tập hợp các loại báo cáo về tài chính rồi đưa vào kẹp hồ sơ có 
nhãn tên (Hồ sơ báo cáo tài chính - năm ) để lưu trữ .
 Ví dụ 1: Tìm chứng từ chi lương tháng 5 năm 2010:
 Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2010 và tìm kẹp chứng từ chi lương quý 
2 lấy bảng lương tháng 5 để xem. 
 Ví dụ 2: Có một phụ huynh đến thắc mắc về vấn đề đơn xin miễn giảm 
học phí của năm học: 2011 -2012.
 Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2011. Tìm kẹp hồ sơ miễn giảm năm học 
2011 - 2012. Hỏi phụ huynh con phụ huynh học lớp nào, Ta lật danh sách lớp đó 
xem tên học sinh ở số mấy trong danh sách và tìm đơn xin miễn giảm số đó để 
xem nội dung được ghi như thế nào để giải thích cho phụ huynh tránh mất thời 
gian của phụ huynh.
 Ví dụ 3: Phòng kế hoạch tài chính Sở giáo dục đi khảo sát tình hình tài 
chính ở một số trường năm 2010 chi mục 110 (Vật tư văn phòng) là bao nhiêu, 
Sau khi đưa vào cơ chế khoán chi bắt đầu năm 2011 thì mục này tiết kiệm được 
bao nhiêu:
 Trước hết ta mở kẹp hồ sơ báo báo tài chính năm 2010 tìm báo cáo quyết 
toán quý 4 năm 2010 và kẹp hồ sơ báo báo tài chính năm 2011 tìm báo cáo quyết 
toán quý 4 năm 2011. Sau đó xem báo chi tiết về tình hình kinh phí sử dụng của 
hai năm sẽ so sánh được mức tiết kiệm này.
 Ví dụ 4: Sở Giáo Dục Đào Tạo Bạc Liêu về thanh tra toàn diện trường , 
kiểm tra và lấy số liệu hai năm: Ngân sách 2010, Ngân sách 2011, các khoản 
thu học phí ... 
 Nhìn vào hồ sơ lưu trữ ta rút kẹp chứng từ năm 2010, 2011, Kẹp sổ sách 
năm 2010, 2011 Kẹp báo cáo tài chính năm 2010, 2011 đem trình đoàn thì trong 
đó có tất cả vừa chứng từ và số liệu đã có bảng tổng hợp rõ ràng. Không cần 
phải tìm kiếm mất thời gian mà gây ấn tượng không tốt về vấn đề tài chính tại 
đơn vị .
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang12