SKKN Một số kinh nghiệm và giải phá về công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán trong trường học tại Trường THCS Ngô Mây

 PHỤ LỤC
STT I. Phần mở đầu Trang
 1. Lý do chọn đề tài 1
 2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài 1
 1 3. Đối tượng nghiên cứu 1
 4. Giới hạn của đề tài 2
 5. Phương pháp nghiên cứu 2
 II. Phần nội dung 2
 1. Cơ sở lý luận 2
 2. Thực trạng vấn đề nghiên cứu 4
 2.1. Khái niệm về hồ sơ 5
 2.2.Khái niệm về chứng từ, sổ sách kế toán 5
 2 2.3.Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách 8
 3.Nội dung và hình thức của giải pháp 11
 a. Mục tiêu của giải pháp. 11
 b. Nội dung và cách thực hiện phải pháp. 12
 c. Mối quan hệ giữa các giải pháp, biện pháp. 14
 d. Kết quả khảo nghiệm, giá trị khoa học của vấn đề nghiên cứu 14
 3 III. Phần kết luận, kiến nghị 15
 1. Kết luận 15
 2. Kiến nghị. 16
 1 Tổng hợp nhận định đánh giá về những khó khăn vướng mắc trong quá trình 
thực hiện nhiệm vụ mà kế toán gặp phải.
 Nhận định vấn đề cốt lõi và đề ra những biện pháp củng cố kiến thức kỹ 
năng bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán.
 4. Giới hạn của đề tài.
 Trong địa bàn trường học và nhân rộng, áp dụng với phạm vi trong 
toàn ngành giáo dục và các ban ngành của huyện, tỉnh.
 5. Phương pháp nghiên cứu.
 Phương pháp nghiên cứu lý thuyết.
 Phương pháp trao đổi. 
 Phương pháp thực nghiệm.
 Tập trung nghiên cứu tháo gỡ vấn đề khó khăn vướng mắc hiện nay.
 II. PHẦN NỘI DUNG
 1. Cơ sở lý luận. 
 Kế toán hành chính sự nghiệp là công tác tổ chức hệ thống số liệu để quản lý 
và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản 
lý và sử dụng quỹ, tình hình chấp hành dự toán thu- chi và thực hiện các tiêu chuẩn 
định mức của đơn vị theo luật ngân sách của Nhà nước. Đối với tất cả các cơ quan 
Nhà nước nói chung đơn vị trường học nói riêng ngoài yếu tố con người thì nguồn 
kinh phí là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo cho cơ quan đơn vị hoạt động và phát 
triển, nó là tư liệu lao động, là phương tiện, là động lực để đơn vị hoàn thành chức 
năng, nhiệm vụ của mình.
 Kế toán là một công cụ không thể thiếu trong sự nghiệp kinh tế xã hội 
của loài người, bởi nó gắn liền với hoạt động quản lý. Công việc kế toán đòi hỏi 
sự chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao. Do đó cần phải có sự thay đổi về mọi mặt 
để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn, phù hợp với sự 
phát triển của thời đại.
 3 Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trình 
thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - Chi tài chính của 
đơn vị, chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng 
hoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu - Chi của đơn vị, nó góp 
phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiện 
thiết yếu của một người làm công tác kế toán của một đơn vị, đó là phương tiện, là 
điều kiện làm cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản thanh toán 
cho cá nhân tập thể và các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở 
vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ và kịp thời đúng qui định.
 2. Thực trạng vấn đề nghiên cứu.
 Như chúng ta đã biết, chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể 
thiếu được trong quá trình thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho 
việc thu, chi tài chính của đơn vị. Chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán 
ta sẽ biết được thực trạng hoạt động của toàn đơn vị, là yếu tố tác động đến quá 
trình thu, chi của đơn vị nó góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực 
của một đơn vị. 
 Muốn làm tốt công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán, trước tiên kế toán 
phải thường xuyên cập nhật, sắp xếp, nghiên cứu các văn bản qui định về công tác 
tài chính hiện hành và nghiên cứu, thực hiện luật ngân sách Nhà nước đúng chủ 
trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
 Lập chứng từ, sổ sách kế toán là khâu rất quan trọng. Lập chứng từ, sổ sách 
kế toán tốt sẽ giúp cho Hiệu trưởng, cấp trên quản lý tài chính tốt, giúp cho công 
tác quản lý, lưu trữ đầy đủ chính xác và mang lại hiệu quả cao trong công việc.
 Chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách kế toán liên quan mật thiết với nhau, 
nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì công việc sẽ gặp nhiều khó khăn. 
 Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ sổ sách kế toán tốt sẽ giúp cho công việc thanh 
quyết toán đầy đủ, kịp thời, chính xác và rất thuận tiện cho công tác thanh kiểm tra 
của các ban ngành, các cấp.
 5 Để quản lý tốt hồ sơ kế toán không phải là đơn thuần bởi những nghiệp 
vụ phát sinh có chung một số liệu song mỗi hồ sơ lại phản ánh khác nhau do 
vậy chúng ta phải hiểu và nắm được các nguyên tắc đặc trưng cơ bản, tuân theo 
quy định cụ thể về các hình thức sổ kế toán.
 Ví dụ: Hình thức sổ kế toán nhật ký-sổ cái (NK-SC) 
 * Nguyên tắc đặc trưng cơ bản.
 * Là các nghiệp vụ kế toán phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự 
thời gian và phân loại hệ thống hoá nội dung kế toán theo kinh tế kế toán trên 
cùng một sổ kế toán tổng hợp là nhật ký- sổ cái và trong cùng một quy trình ghi 
chép căn cứ để ghi vào sổ nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng 
tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cùng một nội dung.
 * Trình tự nội dung ghi chép sổ kế toán (KT)
 - Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp 
chứng từ đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, có vào NK-SC. Mỗi loại 
chứng từ là một nghiệp vụ phát sinh được ghi một dòng, đồng thời ở NK-SC và 
bảng tổng hợp chứng từ được lập theo những chứng từ cùng loại phát sinh 
nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, chi, xuất, nhập)
 - Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi dùng ghi vào NKSC 
phải được ghi vào sổ quỹ và các sổ khác có liên quan.
 - Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ các chứng từ kế toán phát sinh 
trong tháng vào NK-SC và các sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khoá sổ.
 - Từ NK-SC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, chính xác 
ta tiến hành lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính.
 * Phân loại chứng từ: 
 Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước 
cung cấp các thông tin kế toán tài chính cần thiết thuận lợi cho việc kiểm tra, 
kiểm soát các khoản thu – chi quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp 
thời đầy đủ chính xác và khoa học. 
 Chẳng hạn khi ta tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán năm, ngoài 
việc cập nhật ghi chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội 
 7 Hồ sơ sổ sách kế toán trong nhà trường cũng phải được ghi sổ phản ánh 
rõ ràng đầy đủ, chính xác, sạch đẹp và khoa học được lưu trữ bảo quản theo quy 
định chung của Nhà nước.
 Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản ánh 
tình hình thu - Chi của đơn vị. Đồng thời nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu 
trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính.
 Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong một cơ 
quan đơn vị. Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài 
chính, là điều kiện thiết yếu của quá trình thu - Chi tài chính. Đồng thời còn tác 
động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, là yếu tố tác động đến 
chất lượng Giáo dục và Đào tạo ở địa phương.
 Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của việc quản lý chứng từ, 
sổ sách kế toán ở Trường THCS Ngô Mây, nó đóng góp một vai trò vô cùng quan 
trọng ở một đơn vị quản lý Nhà nước về Giáo dục và Đào tạo.
 Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổ 
sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp 
nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt 
chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực vừa thực hiện 
được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm trong 
quản lý và điều hành.
 * Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế 
toán.
 Để quản lý tốt chứng từ, sổ sách kế toán không phải đơn thuần bởi những 
nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà phải có cơ chế quản lý một cách khoa học, hợp lý, 
thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp. Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí 
trong nhà trường, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm, giúp cho 
việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với 
các nội dung hoạt động như sau: 
 9 phiếuđến số phiếu để dễ phân biệt và tiện lợi khi ta cần thiết đến chứng từ nào 
đó ta dễ dàng lấy ra nhanh chóng, chính xác và kịp thời, không mất thời gian. 
 Ví dụ: Hằng quý, kế toán in bảng kê chứng từ và sắp xếp chứng từ đã được 
kiểm tra theo thứ tự bảng kê rồi kẹp thành tập, phần trên có bìa sơ mi và ghi rõ: 
Nguồn kinh phí Ngân sách nhà nước cấp nguồn tự chủ, không tự chủ, cải cách tiền 
lương năm 2018; mã nguồn: 13; mã chương: 622; mã ngành KT: 072; từ ngày 
01/01/2019 đến 31/12/2019 . Sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ 
mi nút kẹp lại theo từng năm.
 Để tránh thất lạc và sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán trong quá trình giải 
quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính xác và kịp thời thì các 
loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại, sắp xếp và bảo quản 
một cách khoa học, cẩn thận, sạch đẹp và lâu dài. Tủ hồ sơ lưu trữ cần có nhiều 
ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng năm gọn gàng, ngăn nắp và 
dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào chúng ta dễ nhận biết, nhanh 
chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không 
mất thời gian tìm kiếm. Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế toán phần đa bằng 
công nghệ khoa học hiện đại song cũng không hẳn được vẹn toàn chúng ta phải 
thường xuyên diệt virus để nó không phá huỷ hồ sơ, chúng ta cũng có thể mua ổ 
cứng di động để lưu trữ hoặc nén dữ liệu và tải lên gmail cá nhân mìnhHàng quý 
kế toán phải kiểm tra xem có mất mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt. Nếu có 
thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời. Nếu không thì niêm phong 
lại bỏ vào tủ cất lại như cũ. Hàng năm kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối 
xịt vào trong tủ đựng chứng từ, sổ sách kế toán của mình không để mối mọt vào và 
khóa cửa tủ và tự niêm phong cẩn thận. Nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng 
từ, sổ sách kế toán như trên thì đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, 
đồng thời tạo được niềm tin cho các cấp lãnh đạo.
 Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ 
quan, đơn vị. Từ đó làm cơ sở thu - chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để 
theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua 
 11