SKKN Một số kinh nghiệm về công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán

 được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của các cấp lãnh đạo Đảng ủy, chính quyền địa 
phương, phòng Giáo dục và đào tạo huyện và Chi bộ nhà trường.
2. Lý do viết kinh nghiệm:
 Qua nhiều năm thực tế làm công tác kế toán trong trường học việc bảo quản 
chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị tôi nhận thấy việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế 
toán là một vấn đề hết sức quan trọng vì nó là minh chứng cho toàn bộ những hoạt 
động tài chính của nhà trường, do đó tôi luôn quan tâm tìm hiểu đề ra những giải 
pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Đồng 
thời đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế của sự việc nhằm tạo điều 
kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán có hiệu quả cao nhất. Từ những 
suy nghĩ trên bản thân tôi quyết định chọn đề tài: “ Một số kinh nghiệm về công 
tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán”.
3. Mục đích kinh nghiệm:
 Để công tác quản lý chứng từ được đảm bảo hơn, khoa học hơn, thuận tiện 
trong quá trình sử dụng lâu dài của nhà trường. Ngoài ra còn là minh chứng cho 
quá trình thu chi của nhà trường hàng năm, là hồ sơ để quyết toán với kho bạc nhà 
nước.
4. Phương pháp nghiên cứu:
 - Phương pháp nghiên cứu lý thuyết
 - Phương pháp trao đổi
 - Phương pháp thực nghiệm
5. Cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý:
 Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trình 
thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - chi tài chính của 
đơn vị. Chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng 
hoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu – chi của đơn vị, nó góp 
phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiện 
thiết yếu của một người làm công tác kế toán của một đơn vị, đó là phương tiện, là 
 2 + Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến 
tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi lập biên bản, 
 - Tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm là những tài liệu có tính sử liệu, có ý 
nghĩa kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa phương, như:
 + Sổ kế toán tổng hợp;
 + Báo cáo Tài chính năm;
- Các văn bản áp dụng: 
 + Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 quyết định về việc 
ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp
+ Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ 
tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán của Bộ trưởng Bộ Tài 
chính.
+ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 6 tháng 11 năm 2013 quy định về thời hạn 
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính.
 CHƯƠNG II. NỘI DUNG
1. Thực trạng của kinh nghiệm:
 Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị như tiền, là các số liệu 
được phản ánh ghi lại trong quá trình thu - chi của đơn vị, là những chứng cứ để 
lưu trữ hàng trục năm sau. Nó phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: Tiền 
lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, chi mua sắm tài sản cố định và trang thiết 
bị phục vụ cho dạy và học, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi sửa chữa nâng cấp cơ 
sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành và 
các khoản công tác phí... để thanh quyết toán với cơ quan tài chính. Chứng từ sổ, 
sách kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp thanh tra, 
kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết. Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật 
tốt không cho thất thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài.
 4 Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của việc quản lý chứng từ, 
sổ sách kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp, nó đóng góp một vai trò vô cùng 
quan trọng ở một đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo.
 Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổ 
sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp 
nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt 
chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực vừa thực hiện 
được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm trong 
quản lý và điều hành.
c. Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán:
 Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ 
quan, đơn vị. Từ đó làm cơ sở thu - chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để 
theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua 
sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng 
dạy của địa phương. Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ 
cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục ở địa 
phương hoạt động có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh 
xã hội công bằng dân chủ văn minh.
d. Một số biện pháp:
 Với thực trạng trên vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, sổ sách 
kế toán của trường THCS thực hiện một số nội dung và phương pháp như sau:
 Trước hết là phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân 
viên trong nhà trường biết, làm tốt công tác phối hợp bộ phận kế toán trong việc 
quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp và hiệu quả. Tủ lưu trữ chứng từ, sổ sách 
kế toán phải riêng biệt để tránh thất thoát chứng từ.
 Kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị 
để mọi người cùng phối hợp thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người năng động, 
sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, có lề lối làm việc 
 6 Qua nhiều năm làm làm kế toán chứng từ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, 
sạch đẹp, có khoa học, không bị mối mọt, không bị rách, dơ, không bị thất lạc, từ 
đó đến nay luôn bảo quản tốt.
 Qua quá trình làm công tác kế toán bản thân tôi đã thực hiện đầy đủ các 
chứng từ, sổ sách kế toán và thanh quyết toán kịp thời đúng thời gian qui định của 
cấp trên, cho nên các năm học qua đã được Hội đồng thi đua khen thưởng của nhà 
trường đánh giá cao trong công tác quản lý hồ sơ của nhà trường. 
 CHƯƠNG III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
 1. Kết luận
 Một trong những nhiệm vụ trọng tâm và quan trọng của kế toán và việc bảo 
quản và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán. Do đó, việc áp dụng kinh nghiệm trong 
việc quản lý, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán là hết sức cần thiết giúp cho việc lưu 
trữ chứng từ kế toán được khoa học và lâu bền hơn.
 Từ thực tiễn công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mà bản thân tôi qua 
nhiều năm làm công tác kế toán tôi rút ra được những kinh nghiệm sau:
 Một là: kế toán phải nắm rõ thực trạng của đơn vị, xác định tầm quan trọng 
của chứng từ, sổ sách kế toán từ đó đề ra chương trình hoạt động bảo quản cho phù 
hợp và đề ra biện pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang tính khả thi.
 Hai là: Kế toán phải nắm vững các văn bản pháp qui của nhà nước, của 
ngành xem đó là cẩm nang cho mọi hoạt động của mình.
 Ba là: Kế toán phải phối hợp tốt với các cán bộ, giáo viên, nhân viên khác 
trong nhà trường nhằm thúc đẩy cho công việc được hoàn thành sớm nhất và có 
hiệu quả cao nhất.
 Bốn là: Kế toán phải có kế hoạch hoạt động từ đầu năm, qua đó nắm được lộ 
trình hoạt động của mình mà thực thi công việc được tốt nhất của nhiệm vụ được 
giao.
 8 Đồng thời chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản 
ánh tình hình thu - chi của đơn vị, nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, 
làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính.
 Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong một cơ 
quan đơn vị. Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài 
chính, là điều kiện thiết yếu của quá trình thu - chi tài chính. Đồng thời còn tác 
động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, là yếu tố tác động đến 
chất lượng giáo dục và đào tạo ở địa phương.
 Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của việc quản lý chứng từ, 
sổ sách kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp, nó đóng góp một vai trò vô cùng 
quan trọng ở một đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo.
 Với điều kiện kinh tế của nước ta hiện nay thì việc bảo quản chứng từ, sổ 
sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp 
nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt 
chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa to lớn và thiết thực vừa thực hiện 
được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm trong 
quản lý và điều hành.
c. Tầm quan trọng và những yếu tố tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán:
 Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng trong một cơ 
quan, đơn vị. Từ đó làm cơ sở thu - chi tài chính, thanh quyết toán, là căn cứ để 
theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua 
sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng 
dạy của địa phương. Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ 
cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục ở địa 
phương hoạt động có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh 
xã hội công bằng dân chủ văn minh.
d. Một số biện pháp:
 10 đạo.
2.2. Khả năng áp dụng: 
 Áp dụng cho tất cả các trường học trong huyện không riêng gì trường THCS 
2.3. Phạm vi áp dụng:
 Trường THCS An Thịnh
2.4. Hiệu quả lợi ích thu được từ kinh nghiệm:
 Đầu năm bản thân tôi xây dựng kế hoạch sắp xếp và bảo quản chứng từ, sổ 
sách kế toán trình Lãnh đạo phê duyệt. Để từ đó thực theo kế hoạch đã đề ra, đồng 
thời phối hợp với các bộ phận có liên quan làm tốt các mặt công 
 12