SKKN Một số phương pháp sắp xếp, quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán tại trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít

 I. THÔNG TIN CHUNG
 1. Tên sáng kiến: Một số phương pháp trong sắp xếp và quản lý, lưu 
trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán tại trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít.
 2. Tác giả
 Họ và tên: Bùi Cấp Tiến
 Năm sinh: 29/06/1980
 Nơi thường trú: Tổ dân phố 7- thị trấn Tân Uyên- huyện Tân Uyên- tỉnh Lai Châu.
 Trình độ chuyên môn: Trung cấp kế toán
 Chức vụ công tác: Nhân viên kế toán
 Nơi làm việc: Trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít
 Điện thoại: 0974.908.671
 3. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Kế toán trường học.
 4. Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày 01 tháng 01 năm 2018
 5. Đơn vị áp dụng sáng kiến: 
 Tên đơn vị: Trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít
 Địa chỉ: Xã Tà Mít huyện Tân Uyên tỉnh Lai Châu
 II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
 1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến:
 a. Cơ sở lý luận:
 Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng, phản ánh 
tình hình thu - chi trong một cơ quan, đơn vị. Đồng thời nó còn là điều kiện, là 
phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính. 
Từ đó là căn cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt 
động và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục 
vụ cho công tác giảng dạy của đơn vị trường học. Qua đó nhằm thúc đẩy cho 
quá trình hoạt động của đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận thực của một đơn vị, là điều kiện thiết yếu của một người làm công tác kế toán 
và cũng là phương tiện, là điều kiện làm cơ sở để tính tiền lương cũng như các 
khoản phụ cấp, các khoản thanh toán cho cá nhân tập thể và các hoạt động mua 
sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên 
môn được kịp thời đầy đủ và đúng quy định.
 Việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các 
huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Nhưng việc 
quản lý và sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa 
to lớn và thiết thực vừa thực hiện được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp 
cho lãnh đạo được yên tâm trong việc quản lí và điều hành đơn vị. Ngược lại sắp 
xếp và quản lý lưu trữ chứng từ kế toán lộn xộn, không khoa học, không theo 
quy định sẽ hạn chế hiệu quả hoạt động quản lý, làm giảm kết quả công tác chỉ 
đạo điều hành ngân sách của hiệu trưởng, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác tài 
chính của nhà trường. 
 Theo quy định, thì viên chức kế toán không làm việc liên tục nhiều năm 
liền trong một đơn vị, vì thế nếu công việc sắp xếp và quản lý lưu trữ hồ sơ tài 
chính không khoa học sẽ gây ra rất nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm và tiếp 
nhận hồ sơ cho người mới. Đồng thời, chứng từ sổ sách kế toán còn là bằng 
chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp thanh tra, kiểm tra, kiểm toán 
khi cần thiết. Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật tốt không cho thất 
thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài. Vì mục đích đó tôi chọn đề tài: Một số kinh 
nghiệm trong sắp xếp và quản lý lưu trữ hồ sơ tài chính, kế toán tại trường 
Tiểu học và THCS xã Tà Mít.
 2. Phạm vi triển khai thực hiện: Tại trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít.
 3. Mô tả sáng kiến:
 a. Mô tả giải pháp trước khi tạo ra sáng kiến:
 Trước đây, tất cả những văn bản, chứng từ liên quan đến công tác kế toán 
đều được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự thời gian rồi xếp tất cả vào trong thùng 
cất đi, nhưng mỗi khi cần tìm một loại giấy tờ nào đó thì mất rất nhiều thời gian hóa đơn tài chính,..
 + Nhóm sổ sách: Gồm sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết theo 
từng nguồn, sổ tài sản, sổ theo dõi rút dự toán,...
 + Nhóm báo cáo tài chính (trong đó có các loại đối chiếu qua kho bạc, bảo 
hiểm xã hội).
 Những hồ sơ kế toán nói trên trước khi sắp xếp, lưu trữ cần kiểm tra lại tất 
cả các thông tin một cách cụ thể: Chữ kí, đóng dấu của thủ trưởng đơn vị.
 * Giải pháp thứ hai: Lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán ở đơn vị.
 * Mục tiêu: Lưu trữ đầy đủ, khoa học các chứng từ, sổ sách kế toán; Tiết 
kiệm thời gian khi cần tìm kiếm và tiết kiệm diện tích nơi làm việc.
 * Cách thực hiện:
 - Đối với nhóm chứng từ: Tập hợp tất cả các quyết định phân bổ dự toán 
từ đầu năm mà Phòng giáo dục đã giao theo thứ tự thời gian trước sau rồi tổng 
hợp lại kẹp trong hồ sơ có ghi nhãn mác bên ngoài sau đó đặt đúng nơi đã quy định.
 + Các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách Nhà nước: Sắp xếp theo thứ tự 
tăng dần theo ngày tháng năm; Kết thúc quý thì lập bảng kê chứng từ gốc cùng 
loại. Cuối năm tổng hợp lên một bảng tổng hợp rút tiền bao nhiêu theo mẫu:
 STT Ngày, tháng, Nội dung Số tiền rút Ghi chú
 năm
 Cuối dòng là cột tổng cộng. Sau đó kẹp vào bìa cứng theo mẫu.
 + Chi lương: Lập chứng từ ghi sổ các khoản chi lương, truy lĩnh lương 
theo từng tháng, từng quý, cả năm có phụ lục đính kèm. Sau đó tổng hợp chi 
hoạt động là bao nhiêu rồi đóng bìa cứng theo mẫu. STT Ngày, tháng, Nội dung Số tiền Ghi chú
 năm
 Cuối dòng có cột tổng hợp cả năm. Sau đó đóng vào bìa cứng theo mẫu.
 - Nhóm sổ sách: Hầu như các sổ sách bây giờ đều làm trên máy, nên tôi sẽ 
in ra theo từng kì, đóng quyển, xin xác nhận của thủ trưởng đơn vị rồi tập hợp 
các sổ sách theo từng loại xếp ngay ngắn vào kẹp hồ sơ có ghi nhãn bên ngoài 
để dễ tìm kiếm.
 - Nhóm báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được lập định kì theo từng 
quý, tổng kết năm phải rõ ràng, đầy đủ và sắp xếp theo trình tự:
 + Bảng cân đối tài khoản
 + Tổng kinh phí đã sử dụng.
 + Báo cáo chi tiết kinh phí đã hoạt động.
 + Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự 
toán tại kho bạc nhà nước.
 Tất cả cho vào kẹp hồ sơ để lưu trữ theo quy định.
 Sau đó, với từng nhóm hồ sơ đã phân loại, sắp xếp cụ thể, khoa học theo 
từng kẹp, kế toán sẽ cho vào từng ngăn tủ (hoặc thùng), đóng lại, có ghi tên và 
kê gọn vào trong phòng làm việc.
 * Giải pháp thứ ba: Quản lý các chứng từ, sổ sách kế toán được lưu trữ tại đơn vị:
 * Mục tiêu: Đảm bảo sự an toàn, nguyên vẹn các chứng từ, sổ sách ké 
toán được lưu trữ tại đợn vị. Không bị mất mát hay mối mọt xâm hại.
 * Cách thực hiện:
 + Hàng tháng, quí, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát 7. Kiến nghị, đề xuất: 
 - Được Lãnh đạo cấp trên quan tâm, đầu tư thêm các trang thiết bị vật chất 
trực tiếp phục vụ cho việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ chứng từ kế toán tại đơn vị.
 - Người kế toán phải xác định được tầm quan trọng của chứng từ, sổ sách 
kế toán từ đó đề ra chương trình hoạt động bảo quản cho phù hợp và đề ra biện 
pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang tính khả thi.
 - Kế toán phải nắm vững các văn bản pháp qui liên quan đến công tác kế toán.
 - Kế toán phải phối hợp tốt với các bộ phận của Phòng Giáo dục & Đào tạo 
nhằm thúc đẩy cho công việc được hoàn thành sớm nhất và có hiệu quả cao nhất.
 - Kế toán phải có kế hoạch hoạt đồng từ đầu năm, qua đó nắm được lộ trình 
hoạt động của mình mà thực thi công việc được tốt nhất của nhiệm vụ được giao.
 Tóm lại: Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở một cơ quan đơn vị rất quan 
trọng của người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho việc lập kế hoạch thu - 
chi tài chính có hiệu quả, tiết kiệm, không lãng phí, và tạo điều kiện cho cơ quan 
đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ mà cấp trên giao phó.
 8. Tài liệu kèm: Không 
 Trên đây là nội dung, hiệu quả do chính tôi thực hiện không sao chép 
hoặc vi phạm bản quyền.
 XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ TÁC GIẢ SÁNG KIẾN
 ÁP DỤNG SÁNG KIẾN
.......................................................................
....................................................................... Bùi Cấp Tiến
....................................................................... hưởng thu hút và trợ cấp lần đầu của một giáo viên, nhân viên trong đơn vị 
trường học). Việc sắp xếp hồ sơ một cách khoa học ròi đưa vào lưu trữ, bảo 
quản dưới sự kiểm tra kĩ càng theo kế hoạch đã xây dựng góp phần quan trọng 
trong việc lưu trữ giữ gìn đầy đủ các loại hồ sơ chứng từ kế toán theo đúng thời 
gian mà Nhà nước đã quy định tại Nghị Định số: 174/2016/NĐ-CP ngày 
30/12/2016 về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán. 
 Ngoài ra sắp xếp, lưu trữ, bảo quản khoa học các chứng từ kế toán góp 
phần tiết kiệm diện tích không gian làm việc trong phòng bởi điều kiện nhà 
trường còn nhiều thiếu thốn về cơ sở vật chất, trang thiết bị; từ đó rèn cho người 
kế toán tính gọn gàng, ngăn nắp và cẩn trọng trong công việc.
 - Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: 
 + Để đảm bảo hồ sơ chứng từ kế toán được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp 
đòi hởi bản thân người kế toán phải tự ý thức được tầm quan trọng của công việc 
mình làm liên quan đến hoạt động tài chính của toàn trường để từ đó có ý thức 
sắp xếp gọn gàng, cẩn trọng các loại hồ sơ sao cho khoa học, gọn gàng, ngăn 
nắp và tiết kiệm thời gian khi cần tìm một loại hồ sơ nào đó nhất.
 + Trong quá trình sắp xếp, lưu trữ và bảo quản người kế toán cần lắng 
nghe sự góp ý của ban giám hiệu nhà trường, góp ý của anh em đồng nghiệp về 
việc trang trí, sắp xếp phòng làm việc bởi như thế sẽ tiếp thu được nhiều ý tưởng 
mới mẻ, hiệu quả.
 + Người kế toán phải biết rèn cho mình tính cẩn thận, gọn gàng, ngăn nắp. 
Đặc biệt ý thức được vai trò quan trọng của việc bảo quản chứng từ kế toán, như 
thế mớ có ý thức bảo quản một cách cẩn mật, hiệu quả theoq uy định.
 - Những thông tin cần được bảo mật: Không
 - Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng 
kiến theo ý kiến của tác giả: Một số kinh nghiệm trong sắp xếp và quản lý 
lưu trữ hồ sơ tài chính, kế toán tại trường Tiểu học xã Tà Mít. Bản thân 
người kế toán rèn được cho mình tính cẩn thận, gọn gàng, nhanh nhẹn khi làm