SKKN Một vài kinh nghiệm trong việc kiểm soát chi và luân chuyển chứng từ gốc ở trường Mầm non

 B. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
 I.NỘI DUNG LÝ LUẬN:
 Qua thực tiễn công việc hàng ngày, bằng phương pháp quan sát, so sánh, 
trao đổi kinh nghiệm qua các buổi tập huấn, hội nghị với các kế toán khác trên 
địa bàn Huyện và nghiên cứu các văn bản về tài chính mới nhất để đưa ra 
phương án tốt nhất áp dụng vào đơn vị mình. Chính vì vậy tôi đưa ra giải pháp 
“Một vài kinh nghiệm trong việc kiểm soát chi và luân chuyển chứng từ gốc ở 
trường Mầm non”.
 Thế nào là kiểm soát chi ngân sách nhà nước.Theo từ điển tiếng Việt, 
danh từ “kiểm soát” được dung với ý nghĩa chỉ việc làm của một chủ thể có 
quyền lực tiến hành kiểm tra, xem xét, đánh giá và áp dụng các biện pháp xử lý 
(nếu cần) đối với hành vi của một hay nhiều chủ thể khác. Còn trong ngôn ngữ 
thông thường, danh từ kiểm soát lại thường được sử dụng để ám chỉ sự chi phối 
quyền lực của một chủ thể kinh tế này đối với một chủ thể kinh tế khác, hoặc với 
thị trường. Đặc biệt, danh từ kiểm soát hay được dùng để chỉ sự chi phối, điều 
chỉnh của nhànước đối với các chủ thể pháp luật nhằm định hướng cho hành vi 
của các chủ thể này hoặc thực hiện phù hợp với lợi ích của nhà nước.Theo cách 
tiếp cận này, kiểm soát chi ngân sách có thể hiểu là việc các cơ quan có thẩm 
quyền thực hiện thẩm định, kiểm tra, soát xét và đánh giá tính hợp pháp, hợp lý 
của các khoản chi ngân sách nhà nước do các chủ thể thực hiện, dựa trên sự đối 
chiếu với các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do nhà nước quy định và 
trên cơ sở những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong 
từng giai đoạn.Hiểu một cách đơn giản thì kiểm soát chi ngân sách là quá trình 
thẩm định và kiểm tra các khoản chi ngân sách nhà nước theo đúng chế độ chi 
ngân sách nhà nước và theo dự toán chi tiêu đã được cơ quan nhà nước có thẩm 
quyền thông qua.
 Mở rộng hơn, nếu tiếp cận và xem xét khái niệm kiểm soát chi ngân sách 
từ góc độ pháp lý thì có thể hiểu khái niệm chi ngân sách nhà nước theo 2 
nghĩa:Theo nghĩa khách quan, kiểm soát chi ngân sách có thể được quan niệm 
như một chế định pháp luật, trong đó bao gồm tập hợp các quy phạm pháp luật 
do nhà nước ban hành nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quá 
trình kiểm soát việc chi tiêu ngân sách nhà nước ở các cấp, các ngành, các đơn 
vị cơ sở có sử dụng ngân sách nhà nước. Các qui định này liên quan đến việc 
 2/17 Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ 
số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, 
yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
 II. TRỰC TRẠNG VẤN ĐỀ:
 1.Thuận lợi:
 Trường tôi công tác mới thành lập năm 2015 cơ sở vật chất khang trang, 
được trang cấp đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động giáo dục. Kinh 
phí giao hàng năm đáp ứng đủ nhu cầu chi phí hoạt động của trường.
 Tập thể cán bộ, giáo viên, nhân viên đa phần tuổi đời còn trẻ, có trình độ 
chuyên môn đạt chuẩn và trên chuẩn, nhiệt tình yêu ngành, yêu nghề, có tâm 
huyết phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ và có ý thức tự học tập nâng cao trình độ.
 Qua quy trình kiểm soát chi và luân chuyển chứng từ khắc phục những 
hạn chế, thiếu sót trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. Mô hình đã 
mang lại nhiều ưu điểm nổi bật, thể hiện rõ sự kế thừa và phát triển từ kết quả 
thực hiện thống nhất đầu mối kiểm soát chi.
 Việc quản lý chứng từ, sổ sách thật cụ thể ngay từ đầu năm, trình lãnh đạo 
duyệt và cùng mọi người phối hợp thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người 
năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm, kỹ luật cao, có lề lối làm việc 
khoa học, là người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu đặt ra, 
luôn ý thức trước được công việc của mình. Tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, 
nhân viên biết, làm tốt công tác phối hợp với các bộ phận có liên quan nhằm tạo 
điều kiện thuận lợi cho bộ phận kế toán trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế 
toán phù hợp và hiệu quả.
 Thường xuyên cập nhật, sắp xếp, nghiên cứu các văn bản qui định về 
công tác tài chính hiện hành để thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc thường 
xuyên cập nhật văn bản, tài liệu qui định hiện hành rất quan trọng đối với người 
làm công tác kế toán và công tác tham mưu. Nếu không nắm rõ các văn bản qui 
định hành thì chúng ta sẽ mắc những sai lầm nghiêm trọng trong công tác của 
mình. 
 2. Khó khăn:
 Bên cạnh đó còn một số khó khăn: Do trường mới thành lập, đội ngũ giáo 
viên đa số là trẻ tuổi mới vào nghề nên chưa lắm rõ về thủ tục quy trình thanh 
toán trong việc mua sắm các trang thiết bị, hàng hóa phục vụ hoạt động cho 
trường.
 4/17 đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau 
phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
 Các đơn vị chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách 
kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được 
thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế 
toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán 
trưởng.
 Chữ ký của người đứng đầu đơn vị (Hiệu trưởng hoặc người được uỷ 
quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng 
từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại kho bạc ngân 
hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với 
kế toán trưởng.
 Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ 
quyền” của người đứng đầu đơn vị. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền 
lại cho người khác.
 Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được 
ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách 
nhiệm của người ký.
 b, Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:
 Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài 
chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán 
kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính 
pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
 Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
 (1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố 
ghi chép trên chứng từ kế toán;
 (2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã 
ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có 
liên quan;
 (3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
 Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm 
chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, 
phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho thủ trưởng đơn vị biết để xử lý 
 6/17 thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, 
số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng 
dấu.
 Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập 
biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký 
tên, đóng dấu.
 e.Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu 
chứng từ kế toán cần lưu ý:
 Một là, tất cả các đơn vị đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế 
toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị 
không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
 Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để 
hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
 Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị 
được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát 
hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng 
được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về 
quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
 Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh 
nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội 
dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.
 2. Biện pháp 2: Hướng dẫn các thủ tục thanh toán thường xuyên cho 
cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường:
 Trong quá trình làm việc tôi nhận thấy một trong những nguyên nhân dẫn 
đến chứng từ gốc không đảm bảo là thiếu sự hướng dẫn của cán bộ kế toán. Bởi 
vì trong các trường học hầu hết các giáo viên đều được đào tạo chuyên ngành sư 
phạm, không hiểu rõ về mặt giấy tờ, thủ tục kế toán để thanh toán vì vậy rất cần 
có sự hướng dẫn của kế toán nhà trường.
 Thực chất các khoản thanh toán thường xuyên trong nhà trường không 
nhiều nhưng ít được nhiều người biết, ít được phổ biến, hướng dẫn đến cho cán 
bộ, giáo viên để cùng thực hiện.
 Đơn cử một số mẫu hướng dẫn theo từng công việc:
 Ví dụ như hướng dẫn thủ tục đồ dùng dạy học:
 8/17 Để hạn chế, khắc phục những sai sót không đáng có trên chứng từ gốc kế 
toán phối kết hợp với thủ trưởng đơn vị trong việc kiểm tra hằng ngày, trước đây 
chứng từ gốc được kiểm soát 4 lần:
 - Lần 1: Thủ trưởng duyệt chi.
 - Lần 2: Kế toán kiểm tra, phiếu thu – chi.
 - Lần 3: Thủ trưởng duyệt phiếu thu – chi.
 - Lần 4: Kế toán lập bảng kê, chứng từ ghi sổ lên quyết toán.
 Hiện nay chứng từ gốc được kiểm soát qua 5 lần: thêm lần 1: Kế toán 
kiểm soát chứng từ trước khi trình thủ trưởng duyệt chị.
 Qua các lần kiểm soát, ngay từ khi nhận chứng từ nếu chứng từ còn thiếu 
các văn bản cần bổ sung như các công văn có liên quan đến kinh phí chi, các kế 
hoạch hoạt động văn nghệ của trường, kế toán dùng giấy ghi chú mầu dán lên 
chứng từ đó yêu cầu bổ sung. Khi thủ trưởng duyệt chi hoặc kí phiếu chi sẽ thấy 
tờ giấy đó sẽ lập tức thêm các công văn, quyết định cho kế toán bổ sung vào 
chứng từ.
 b. Phối hợp với các bộ phận chuyên môn trong việc kiểm soát chứng từ 
gốc trên cơ sở đó kiểm soát hoạt động chi tiêu:
 Được sự nhất trí của Ban giám hiệu kế toán đã đề xuất với các đối tượng 
đi mua sắm vật tư, hàng hóa cần lập dự trù có xác nhận của tổ chuyên môn ... 
Khi thực hiện cần có sự giám sát của các bộ phận chuyên môn có liên quan.
 Ví dụ như dự trù mua đồ dùng có xác nhận của tổ trưởng.
 Trong bảng kê nhận đồ dùng có xác nhận của tổ trưởng, giáo viên phụ 
trách phòng bộ môn và tất nhiên là giáo viên đứng lớp dạy sử dụng đồ dùng đó. 
Hay khi mua vật tư để sửa chữa có xác nhận của bảo vệ về số vật tư đã sử dụng.
 Kiểm soát chứng từ gốc phải chỉ trên giấy tờ hình thức mà thông qua việc 
phối kết hợp với các bộ phận chuyên môn được thể hiện các chữ ký trên chứng 
từ gốc đã thực hiện, trong việc lập các dự trù kinh phí trước khi thực hiện việc 
chi tiêu hay mua sắm để kiểm tra hoạt động chi tiêu trong đơn vị có thực chất 
hay không. Gắn trách nhiệm cử mỗi người, mỗi bọ phận có liên quan hay được 
phân công trong công việc giúp nhà trường quản lý các khoản chi tiêu đúng 
người, đúng việc đem lại hiệu quả cao hơn.
 4. Biện pháp 4: Thực hiện việc kiểm soát chứng từ gốc hằng ngày:
 Thực hiện việc kiểm soát chứng từ gốc hàng ngày là kiểm tra tính hợp lệ, 
hợp pháp của chứng từ kế toán, cụ thể gồm các nội dung sau:
 10/17