SKKN Một vài kinh nghiệm trong việc kiểm soát chi và luân chuyển chứng từ gốc ở trường THCS Nguyễn Thái Bình

 Sáng kiến kinh nghiệm Trường THCS Nguyễn Thái Bình
 PHẦN NỘI DUNG
 Việc kiểm soát chứng từ gốc và trình tự luân chuyển chứng từ gốc tại đơn vị:
 Những năm trước đây kế toán tại đơn vị trường học vì mới làm quen với môi 
trường mới là kế toán hành chính sự nghiệp, nên thật sự rất lúng túng nhất là khâu 
kiểm soát và luân chuyển chứng từ gốc. Vì chưa nắm chắc các văn bản về định 
mức chi tiêu, biểu mẫu quy định và công tác kế toán chưa thành thạo nên chứng từ 
gốc hầu hết được thủ trường duyệt chi chuyển xuống kế toán viết phiếu chi.
 Trình tự luân chuyển chứng từ gốc như trên chỉ phù hợp với tình hình trước 
đây. Theo yêu cầu đối với trường lớp, tăng cường cơ sở vật chất trường học, lượng 
học sinh động, lượng giáo viên tăng theo, rất nhiều hoạt động văn nghệ diễn ra làm 
cho lượng chứng từ gốc phát sinh ngày càng nhiều, trình tự luân chuyển chứng từ.
 Theo cách làm cũ đã không cò phù hợp vì như thế không phát huy được tính 
chủ động của kế toán trong việc tham mưu cho thủ trưởng đơn vị.
 Nhiều chứng từ bị sai sót về mặt hình thức lẫn nội dung như:
 - Chứng từ chưa đúng các mẫu biểu quy định. 
 - Chứng từ thiếu chữ ký của người mua hàng.
 - Mua hàng hoá từ 100.000đ không có hoá đơn bán hàng.
 - Chứng từ bị sửa chữa tẩy xoá. 
 - Thiếu tên, địa chỉ, chữ ký người bán hàng.
 - Công văn đi kèm khi thanh toán chứng từ như thi đấu các môn HKPĐ.
 - Thiếu các văn bản đi kèm ví dụ như quyết định khen thưởng, các công 
văn có liên quan đến các khoản chi. 
 - Giấy đề xuất của các bộ phận cần mua sắm vật tư hay có tài sản hư hỏng. 
2.1 Biện pháp thực hiện:
2.1.1 Cải tiến quá trình luân chuyển chứng từ gốc:
 Chính vì nhận thức được một trong những nguyên nhân dẫn đến việc sai sót 
về chứng từ gốc để từ đó thực hiện luân chuyển chứng từ gốc chưa phù hợp kế toán 
Trang 2 Sáng kiến kinh nghiệm Trường THCS Nguyễn Thái Bình
 Một trong những nguyên nhân dẫn đến chứng từ gốc không đảm bảo là thiếu 
sự hướng dẫn của cán bộ kế toán. Bởi vì tại trường hầu hết các giáo viên đều được 
đào tạo chuyên ngành sư phạm, về mặt giấy tờ, thủ tục kế toán rất cần có sự hướng 
dẫn của kế toán nhà trường.
 Thực chất các khoản thanh toán thường xuyên trong nhà trường không nhiều 
nhưng ít được nhiều người biết, ít được phổ biến, hướng dẫn đến cho cán bộ, giáo 
viên để cùng thực hiện.
 Đơn cử một số mẫu hướng dẫn theo từng công việc:
 Hướng dẫn thủ tục đồ dùng dạy học :
 1. Bảng dự trù đồ dùng dạy học của giáo viên đứng lớp hay giáo viên phụ 
 trách bộ môn có xác nhận của tổ trưởng (ghi rõ tên đồ dùng, tiết dạy, bài dạy, 
 số lượng/lớp, số tiền)đã được duyệt.
 2. Giấy đề nghị tạm ứng (nếu có) (theo mẫu kế toán)
 3. Hoá đơn tài chính, giấy bán hàng (nếu mua của người sản xuất)
 4. Bảng kê (theo mẫu)
 5. Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu kế toán)
 Lập bảng kê chứng từ thanh toán nếu có từ 2 hoá đơn, bảng kê mua hàng trở 
 lên (theo mẫu kế toán).
 Các mẫu biểu xin liên hệ kế toán.
2.1.3 Phối kết hợp giữa kế toán với BG hiệu trong việc kiểm soát chứng từ gốc:
 Việc sai sót trên chứng từ gốc là thiếu sự kiểm soát thường xuyên, kế toán 
thường xem nhẹ việc này nên dẫn đến nhiều chứng từ gốc bị sai sót, dồn lại cuối 
quý, cuối năm lật từng chứng từ mới thấy sai sót, khi đó thì thật khó bổ sung vì 
chứng từ đã lưu giữ đóng thành tập, người thực hiện công việc đó có khi không tìm 
được.
 Để hạn chế, khắc phục những sai sót không đáng có trên chứng từ gốc kế 
Trang 4 Sáng kiến kinh nghiệm Trường THCS Nguyễn Thái Bình
 Nếu có chứng từ sai hoặc thiếu ngoài việc dùng giấy ghi chú màu ghi những 
giấy tờ, hồ sơ hay thiếu chữ ký dán lên chứng từ kế toán còn mở một cuốn sổ theo 
dõi chứng từ chưa hoàn chỉnh với các cột như sau:
 Số chứng từ/ ngày tháng / nội dung/ số tiền/ người thực hiện/ giấy tờ, yêu cầu 
bổ sung/ ghi chú khi đã hoàn thành thì kế toán gạch bỏ.
2.1.5 Phối hợp với các bộ phận chuyên môn trong việc kiểm soát chứng từ gốc 
trên cơ sở đó kiểm soát hoạt động chi tiêu: 
 Được sự nhất trí của Ban giám hiệu kế toán đã đề xuất với các đối tượng đi 
mua sắm vật tư, hàng hoá cần lập dự trù có xác nhận của tổ chuyên môn.... Khi 
thực hiện cần có sự giám sát của các bộ phận chuyên môn có liên quan.
 Ví dụ như dự trù mua đồ dùng có xác nhận của tổ trưởng. 
 Trong bảng kê nhận đồ dùng có xác nhận của tổ trưởng, giáo viên phụ trách 
phòng bộ môn và tất nhiên là giáo viên đứng lớp dạy sử dụng đồ dùng đó. Hay khi 
mua vật tư để sửa chữa có xác nhận của bảo vệ về số vật tư đã sử dụng.
 Kiểm soát chứng từ gốc không phải chỉ trên giấy tờ hình thức mà thông qua 
việc phối kết hợp với các bộ phận chuyên môn được thể hiện các chữ ký trên chứng 
từ gốc đã thực hiện, trong việc lập các dự trù kinh phí trước khi thực hiện việc chi 
tiêu hay mua sắm để kiểm tra hoạt động chi tiêu trong đơn vị có thực chất hay 
không. Gắn trách nhiệm cử mỗi người, mỗi bộ phận có liên quan hay được phân 
công trong việc giúp nhà trường quản lý các khoản chi tiêu đúng người, đúng việc 
đem lại hiệu quả cao hơn.
3. Kết quả đạt được:
 Qua các biện pháp đã thực hiện được tại đơn vị đã đem lại hiệu quả rõ rệt. 
 Trên thực tế tại trường nhìn lại chứng từ 2 năm tài chính 2010 và 2011 đã 
hoàn chỉnh và đầy đủ so với năm trước rất nhiều về mặt hình thức cũng như nội 
dung đã giảm thiểu tối đa những sai sót về mặt hình thức và nội dung của chứng từ
 gốc như:
Trang 6 Sáng kiến kinh nghiệm Trường THCS Nguyễn Thái Bình
 liệu báo cáo quyết toán được chính xác, trung thực hơn đảm bảo tính pháp lý chi 
tiêu đúng định mức quy định, hạn chế lãng phí và sai phạm về chế độ tài chính mặt 
khác còn chống được hiện tượng tham nhũng về tài chính. 
 PHẦN KẾT LUẬN
 Qua kinh nghiệm trong công tác kế toán bản thân tôi nhận thức sâu sắc được 
tầm quan trọng của chứng từ gốc, là cơ sở có tình pháp lý, là một yếu tố quan trọng 
để đánh giá tình hình tài chính của đơn vị.
 Để thực hiện tốt công tác kiểm soát chứng từ gốc kế toán cần phân tích rõ 
tầm quan trọng, lợi ích mang lại thông qua việc cải tiến quy trình luân chuyển 
chứng từ, mạnh dạn đề xuất với ban giám hiệu trong việc thực hiện quy trình luân 
chuyển chứng từ gốc, để từ đó có sự thống nhất cách làm từ trên xuống dưới tránh 
trường hợp “Trống đánh xuôi kèn thổi ngược”.
 Để đảm bảo về nguồn tiền chủ động cho việc thanh toán được kịp thời chi lúc 
nào hạch toán lúc đó theo từng nguồn tránh trường hợp cứ chi trước đến cuối tháng 
mới tách chứng từ theo nguồn, thì đòi hỏi cần có yếu tố xây dựng chứng từ gốc đó 
là cần có giấy đề xuất, bảng dự trù kinh phí của các bộ phận. 
 Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ chứng từ thanh toán các khoản chi thường xuyên 
cho các bộ phận, các cán bộ giáo viên trong nhà trường bằng nhiều hình thức vì 
chính họ là người thực hiện và mang lại chứng từ để kế toán thanh toán.
 Dành thời gian cuối ngày cho việc cập nhật vào máy và kiểm soát chứng từ 
gốc hằng ngày đặc biệt kiểm tra kỹ ngay từ khâu đầu tiên khi có đầy đủ chứng từ 
hợp lệ được duyệt kế toán viết chi, thủ quỹ mới đựợc xuất tiền, tránh tình trạng 
 xuất tiền trước làm chứng từ sau rất khó bổ sung đầy đủ.
 Hầu hết chứng từ gốc được kiểm tra đi kiểm tra lại nhưng không ai khẳng 
định là tránh không khỏi sai sót, nếu có sai sót tháng nào xử lý tháng đó.
 Một số trường hợp cần cấp phải chi tiền để kịp thời phục vụ cho các hoạt 
Trang 8 Sáng kiến kinh nghiệm Trường THCS Nguyễn Thái Bình
Trang 10