SKKN Thực hiện các giải pháp trong công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán tại trường mầm non

 2
 Tổng số Cán bộ, giáo viên, nhân viên: 28/26 nữ. Trong đó: Ban giám hiệu: 
3/3 nữ, giáo viên: 18/18 nữ, Nhân viên: 7/5 nữ. 
 Cơ sở vật chất: Có 10 phòng học phục vụ công tác giảng dạy và 11 phòng 
chức năng phục vụ các mặt hoạt động của nhà trường.
 Trong quá trình thực hiện, tôi đã gặp một số thuận lợi và khó khăn như sau:
 1.1 Thuận lợi:
 Được sự quan tâm của Đảng ủy, UBND địa phương.
 Được sự chỉ đạo sâu sát của Phòng Giáo Dục - Đào Tạo Thị xã Giá Rai và 
đặc biệt là bộ phận tài vụ về thực hiện công tác tài chính.
 Bản thân làm công tác kế toán được đào tạo đúng chuyên ngành nghiệp vụ 
kế toán. Luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công tác.
 Cơ sở vật chất khang trang, đảm bảo trang thiết bị và được cài đặt các phần 
mềm kế toán để phục vụ công tác đạt hiệu quả. 
 1.2 Khó khăn:
 Chứng từ, sổ sách kế toán sắp xếp chưa khoa học, mất nhiều thời gian để tìm 
kiếm khi cần hoặc bất cứ một chứng từ nào khi cấp trên yêu cầu.
 Chứng từ chi thực chi tiền mặt lưu trữ chưa khoa học.
 Bản thân thực hiện nhiều phần mềm kế toán nên sử dụng còn hạn chế. 
 2. Biện pháp thực hiện.
 2. 1. Giải pháp sắp xếp hồ sơ, chứng từ kế toán theo khoa học.
 * Quyết định phân bổ, điều chỉnh giao dự toán. 
 Hàng năm đầu quý I bộ phận kế toán tài vụ Phòng Giáo Dục – Đào Tạo Thị 
Xã Giá Rai sẽ ra quyết định phân bổ giao dự toán ngân sách cho nhà trường. Ngoài 
ra, trong năm tài chính sẽ có thêm những quyết định bổ sung, thay đổi tăng hoặc 
giảm dự toán. Tôi sẽ tập hợp quyết định này cùng các quyết định bổ sung theo thứ 
tự từ quyết định đầu tiên đến quyết định cuối cùng rồi đóng quyển lưu trữ theo 
từng năm.
 * Chứng từ thu của đơn vị.
 Các chứng từ thu của nhà trường chính là các giấy rút tiền mặt phục vụ cho 
các hoạt động của nhà trường. Trong đơn vị tôi có các khoản tiền từ tài khoản kho 4
 Xác nhận của cán bộ, giáo viên, nhân viên bảng ký nhận vật tư, hàng hoá.
 Các công văn quyết định có liên quan
 Các hợp đồng, biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành
 Nếu có chứng từ sai hoặc thiếu ngoài việc dùng giấy ghi chú màu ghi những 
giấy tờ, hồ sơ hay thiếu chữ ký dán lên chứng từ kế toán còn mở một cuốn sổ theo 
dõi chứng từ chưa hoàn chỉnh với các cột.
 Ví dụ : số chứng từ/ ngày tháng / nội dung/ số tiền/ người thực hiện/ giấy tờ, 
yêu cầu bổ sung/ ghi chú khi đã hoàn thành thì kế toán gạch bỏ.
 * Chứng từ chi bằng chuyển khoản của đơn vị.
 Từ năm 2017 cán bộ, giáo viên, nhân viên chính thức được nhận lương và 
các chế độ bằng hình thức chuyển khoản, qua đó giúp cho việc chi trả lương và các 
chế độ được nhanh chóng chính xác thuận tiện hơn so với hình thức chi trả bằng 
tiền mặt trước đây. Nhân viên thủ quỹ không còn phải lo lắng mỗi khi giữ một số 
tiền rất lớn để chi trả cho cán bộ giáo viên và nhân viên. Việc chi trả bằng hình 
thức chuyển khoản giúp cho việc chi trả lương và các chế độ cho cán bộ giáo viên 
và nhân viên được chính xác hơn, tránh sai sót, nhầm lẫn. Ngoài việc chi trả lương 
bằng hình thức chuyển khoản trong năm nhà trường còn chuyển khoản cho các 
hoạt động sau: Chuyển tiền sửa chữa, chuyển tiền mua sắm công cụ, dụng cụ, tài 
sản khác,chuyển tiền mua văn phòng phẩm đầu năm, chuyển tiền sử dụng điện 
thắp sáng, điện thoại, báo, chuyển kinh phí công đoàn. Tuy chi trả bằng hình thức 
chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng nhưng trước khi chuyển khoản tất cả các 
chứng từ này đều được tôi kiểm tra kỹ xin xác nhận của hiệu trưởng. Đối với 
chuyển lương thì sẽ yêu cầu cán bộ, giáo viên nhân viên ký nhận đầy đủ vào bảng 
lương sau đó xin chữ ký xác nhận và dấu của nhà trường.
 Đối với các trường hợp nghỉ ốm đau thai sản tôi yêu cầu ngay khi hết thời 
gian nghỉ phải nộp cho tôi giấy ra viện khi có trường hợp cán bộ ,giáo viên, nhân 
viên nhập viện.Những giấy tờ này được tôi dùng làm cơ sở tính tiền lương và chi 
trả các chế độ cho người nghỉ. Đây cũng chính là những hồ sơ được tôi lưu cùng 
với chứng từ chi lương. 6
không bị bỏ sót chứng từ, không sai số liệu sau khi báo cáo quyết toán được duyệt 
ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo từng quý, năm.
 Tủ hồ sơ cần có các ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng quý, 
hàng năm gọn gàng, ngăn nắp và ghi ký hiệu tủ hồ sơ để nhìn vào chúng ta dễ nhận 
biết, nhanh chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận 
lợi, không mất thời gian tìm kiếm.
 2.2. Giải pháp quản lý hồ sơ chứng từ trong việc chi tiền mặt: 
 Khi nhận tiền mặt tại ngân hàng tôi thường kiểm tra kỹ số lượng tiền nhận 
có đúng với chứng từ và yêu cầu thủ quỹ đơn vị kiểm tra lại số tiền tránh trường 
hợp sai sót hoặc tiền rách không sử dụng được.
 Sau khi nhận tiền về tôi sẽ nhập vào sổ quỹ tiền mặt theo từng nguồn, trong 
đó ghi chi tiết nhận tiền vào ngày nào, bao nhiêu tiền, số tiền đó dùng để chi việc 
gì. Ví dụ: Hỗ trợ tiền ăn trưa cho trẻ 5 tuổi học kì I, năm học 2021 – 2022. Vào 
ngày cuối tháng tôi cùng Hiệu trưởng, công đoàn, thanh tra nhân dân, thủ quỹ sẽ 
tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt còn lại. Việc kiểm tra này được lập biên bản theo 
mẫu C34-HD (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ 
trưởng Bộ Tài chính) và ghi chi tiết còn tiền hay đã hết nếu còn thì còn bao nhiêu, 
số lượng từng loại tiền, sau đó Hiệu trưởng, kế toán, thủ quỹ ký tên sổ quỹ tiên 
mặt, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, sắp xếp theo thứ tự từng tháng và lưu trữ vào 
tủ hồ sơ.
 2.3 Giải pháp sử dụng phần mềm kế toán và ứng dụng công nghệ thông 
tin để nâng cao năng xuất hiệu quả chất lượng công việc.
 Ứng dụng công nghệ thông tin là rất cần thiết để giúp cho công việc hiệu quả 
hơn, chính xác hơn. Hiện nay các đơn vị trường học trên địa bàn thị xã Giá Rai đã 
được cấp bản quyển sử dụng phần mềm chuyên dụng Misa Mimosa.Net 2022 cho 
công tác kế toán và kết nối với dịch vụ công Kho Bạc Nhà Nước. Nhờ sử dụng phần 
mềm này đã giúp cho công tác hạch toán tài chính, chi lương, chi các chế độ cho cán 
bộ ,giáo viên, nhân viên và học sinh, mua sắm sửa chữa tài sản trong nhà trường 
được thuận lợi. Quan trọng hơn là việc sử dụng phần mềm Misa và ứng dụng công 
nghệ thông tin giúp cho công tác quản lý hồ sơ chứng từ tài chính được chính xác hơn 8
tài chính được tôi thực hiện theo từng quý. Trong báo cáo tôi sẽ cung cấp đầy đủ 
các thông tin, số liệu minh chứng cho việc sử dụng, quản lý các khoản thu, chi 
ngân sách Nhà nước. Nhằm nắm được tình hình sử dụng ngân sách, giúp cho việc 
lập kế hoạch thu chi sử dụng ngân sách của nhà trường trong những năm tiếp theo. 
Sau khi kết thúc công việc tôi tập hợp các tài liệu liên quan sắp xếp gọn gàng khoa 
học đúng thứ tự, sau đó đóng quyển cho vào hồ sơ lưu trữ lâu dài.
 Thực hiện các loại sổ sách liên quan đến công tác tài chính.
 Thực hiện theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/7/2017 của Bộ Tài 
chính.
 Ban hành đầy đủ các loại sổ kế toán: Sổ nhật ký-sổ cái; Chứng từ gi sổ; Sổ 
đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; Sổ cái 
dùng cho hình thức kế toán nhật ký chung; Bảng cân đối phát sinh; Sổ quỹ tiền 
mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc; Sổ chi tiết các khoản tạm thu; Sổ theo dõi 
nguồn phí được khấu trừ để lại.
 Tất cả các loại sổ này được tôi nhập thông tin, ghi chép theo từng mảng 
công việc đã thực hiện. Nội dung chủ yếu của các loại sổ là số liệu minh chứng chi 
tiết hoạt động thu chi của nhà trường, khi cần lấy số liệu phục vụ cho công việc. 
Tôi chỉ cần mở sổ là có thể lấy được số liệu, thông tin cần thiết phục vụ cho công 
việc. Các loại sổ này được tôi làm trên máy tính lưu trữ cho khoa học, sau đó tôi in 
ra đóng quyển trình Hiệu trưởng ký đóng dấu của nhà trường cùng với dấu giáp lai 
từ trang đầu đến trang cuối rồi đưa vào lưu trữ như sau. Sau khi hết tháng hoặc hết 
quý tôi sẽ sắp xếp vào hồ sơ lưu trữ và làm bìa hồ sơ. 
 3. Kết quả đạt được:
 Qua gần một năm thực hiện những giải pháp như trên bản thân đạt được một 
số kết quả như sau: 
 Qua thời gian thực hiện chứng từ được sắp xếp gọn gàn, ngăn nắp, sạch đẹp, 
có khoa học, không bị rách, dơ, không bị thất lạc được bảo quản tốt. Chứng từ 
được sắp xếp theo từng tháng, từng quí và từng năm không bị thất thoát, mất mát, 
không bị hư hỏng rất an toàn trong mấy năm qua, dễ tìm khi cần. Đảm bảo tính 
thống nhất chặt chẽ trong chứng từ, sổ sách kế toán. Tôi nắm vững thực hiện tốt 10
Qua đó giúp cho tôi bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán được hoàn thiện hơn và 
khoa học hơn.
 2. Những kết luận trong quá trình nghiên cứu:
 Từ việc nắm rõ thực trạng của đơn vị, xác định tầm quan trọng của chứng 
từ, sổ sách kế toán. Qua đó, tôi đề ra chương trình hoạt động bảo quản cho phù hợp 
và đề ra biện pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang tính khả thi, các văn 
bản pháp quy của nhà nước, của ngành xem đó là cẩm nang cho mọi hoạt động của 
mình, phối hợp tốt với bộ phận tài vụ của Phòng Giáo Dục - Đào Tạo nhằm thúc 
đẩy cho công việc được sớm hoàn thành và có hiệu quả cao nhất, tôi có lập kế 
hoạch hoạt đồng từ đầu năm học, từ đó nắm được hoạt động của mình mà thực thi 
công việc được tốt nhất của nhiệm vụ được giao. Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán 
ở một cơ quan đơn vị rất quan trọng của người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết 
yếu cho việc lập kế hoạch thu - chi tài chính có hiệu quả, tiết kiệm, không lãng phí, 
và tạo điều kiện cho cơ quan đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ mà cấp trên giao.
 3. Đề xuất – kiến nghị:
 Triển khai và áp dụng “ Thực hiện các giải pháp trong công tác quản lý 
chứng từ, hồ sơ sổ sách kế toán tại trường Mầm non” cho tất cả các đơn vị trường 
học trong thị xã.
 Trên đây là biện pháp “ Thực hiện các giải pháp trong công tác quản lý 
chứng từ, hồ sơ sổ sách kế toán tại trường Mầm non”. Rất mong được sự quan tâm 
góp ý của các cấp lãnh đạo để đề tài được hoàn thiện hơn, để áp dụng vào công 
việc thực tế đạt kết quả tốt./. 
 Phong Thạnh, ngày 06 tháng 6 năm 2022
 NGƯỜI VIẾT